Faktura zaliczkowa, kolejne zaliczki i faktura końcowa — wszystkie te dokumenty trafiają do KSeF z numerem KSeF i tworzą pełny ślad rozliczenia transakcji w schemacie FA(3). Sprawdź, jak prawidłowo połączyć je ze sobą, jak unikać podwójnego opodatkowania i kiedy potrzebujesz korekty zamiast nowej faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa w KSeF — podstawy prawne
Faktura zaliczkowa wystawiana jest wówczas, gdy przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru nabywca wpłaca całość lub część należności. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę — lub nie później niż na 30 dni przed otrzymaniem zapłaty (jeżeli wystawiasz ją z wyprzedzeniem).
W KSeF faktura zaliczkowa jest dokumentem w pełni równoważnym zwykłej fakturze — podlega tym samym regułom walidacji, wymaga tych samych pól obowiązkowych i trafia do systemu przez API lub Aplikację Podatnika MF. System KSeF nadaje jej 35-znakowy numer KSeF identycznie jak każdej innej fakturze.
Schemat FA(3) przewiduje specjalny typ dokumentu dla faktury zaliczkowej: w polu RodzajFaktury wskazujesz wartość ZAL. To odróżnia fakturę zaliczkową od faktury końcowej (KON) i zwykłej (VAT). Pamiętaj też, że faktury zaliczkowe podlegają tym samym zasadom dotyczącym walut obcych — przeliczasz VAT po kursie NBP z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy. Więcej o kursach walut w artykule o fakturach w EUR i USD w KSeF.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa w schemacie FA(3) musi zawierać:
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres),
- datę wystawienia i datę otrzymania zaliczki,
- kwotę zaliczki brutto,
- stawkę i kwotę VAT od zaliczki,
- opis przedmiotu transakcji (usługi lub towaru, którego dotyczy zaliczka),
- wartość całego zamówienia (jeśli znana w chwili wystawienia),
- pole
RodzajFaktury = ZAL.
Wyobraź sobie: wykonujesz projekt budowlany za 120 000 zł + VAT. Klient wpłaca zaliczkę 30 000 zł. Wystawiasz fakturę zaliczkową na 30 000 zł + 6 900 zł VAT (23%) = 36 900 zł brutto. W polu „Opis” wpisujesz: „Zaliczka na realizację projektu budowlanego — umowa nr X/2026”. System KSeF nadaje tej fakturze numer KSeF — ten numer pojawi się później na fakturze końcowej jako powiązanie.
Kolejne zaliczki — jak je ewidencjonować
Gdy transakcja obejmuje kilka etapów i zaliczek, każda z nich jest osobną fakturą zaliczkową w KSeF — z własnym numerem KSeF. Na fakturze końcowej będziesz musiał wymienić numery KSeF wszystkich faktur zaliczkowych.
Schemat FA(3) umożliwia wskazanie w polu ZaliczkiFaktury listy numerów KSeF poprzednich faktur zaliczkowych. Dzięki temu system — i Twój kontrahent — widzą pełny łańcuch rozliczenia: zaliczka 1 → zaliczka 2 → faktura końcowa. Odliczenie VAT przez nabywcę przy każdej kolejnej zaliczce jest prawidłowe, pod warunkiem że każda faktura zaliczkowa trafiła do KSeF i nabywca ją pobrał.
Przykład: trzy zaliczki i faktura końcowa
- Faktura ZAL-1: 30 000 zł netto + 6 900 zł VAT → numer KSeF: A1B2C3…
- Faktura ZAL-2: 40 000 zł netto + 9 200 zł VAT → numer KSeF: D4E5F6…
- Faktura ZAL-3: 20 000 zł netto + 4 600 zł VAT → numer KSeF: G7H8I9…
- Faktura KON: 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT, z listą numerów KSeF zaliczek
Łączna wartość projektu: 100 000 zł netto + 23 000 zł VAT. Na fakturze końcowej wykazujesz tylko dopłatę brakującą do pełnej wartości — w tym przypadku 10 000 zł netto.
Faktura końcowa w KSeF — jak ją wystawić
Faktura końcowa podsumowuje całą transakcję po wykonaniu usługi lub dostawie towaru. W schemacie FA(3):
- W polu
RodzajFakturywpisujeszKON. - W sekcji
ZaliczkiFakturywymieniasz numery KSeF wszystkich powiązanych faktur zaliczkowych. - Wartość na fakturze końcowej to różnica między ceną całkowitą a sumą zaliczek już rozliczonych — nie powtarzasz wartości z zaliczek.
- Stawka VAT na fakturze końcowej musi być identyczna jak na fakturach zaliczkowych (chyba że nastąpiła zmiana stawki przewidziana przepisami).
Tabela porównawcza typów faktur zaliczkowych
| Typ faktury | Kod FA(3) | Kiedy wystawiasz | VAT |
|---|---|---|---|
| Faktura zaliczkowa | ZAL | Po otrzymaniu zaliczki (do 15. dnia nast. miesiąca) | Od kwoty zaliczki brutto |
| Faktura końcowa | KON | Po wykonaniu usługi/dostawie | Od dopłaty (całość minus zaliczki) |
| Faktura VAT (bez zaliczek) | VAT | Standardowo po sprzedaży | Od pełnej wartości |
| Korekta do zaliczkowej | KOREKTA | Gdy zmienia się kwota zaliczki lub zerwano umowę | Korekta VAT od zmiany |
Kiedy korekta zamiast nowej faktury
Jeśli zaliczka musi być zwrócona (zerwanie umowy, rezygnacja klienta), wystawiasz fakturę korygującą do faktury zaliczkowej — in minus, do zera. Nie wystawiasz „nowej” faktury zaliczkowej o wartości ujemnej. W KSeF korekta musi zawierać numer KSeF faktury zaliczkowej, która jest korygowana. Po wystawieniu korekty zerowej klient odda pieniądze, a Ty możesz pomniejszyć VAT należny w bieżącym JPK_V7M.
Szczegółowe zasady korygowania faktur opisuje artykuł o fakturze korygującej w KSeF. Pamiętaj też, że jeśli całkowicie anulujesz transakcję przed wykonaniem usługi, możesz od razu wyzerować wszystkie zaliczki jedną korektą zbiorczą — schemat FA(3) obsługuje KOREKTA_ZBIORCZA.
Najczęstsze błędy przy fakturach zaliczkowych w KSeF
- Brak pola
RodzajFaktury = ZAL— faktura traktowana jak zwykła faktura VAT, brak powiązania z fakturą końcową. - Wykazanie pełnej wartości zamówienia na fakturze końcowej zamiast wyłącznie dopłaty — podwójne opodatkowanie transakcji.
- Brak numerów KSeF zaliczek na fakturze końcowej — system nie ma informacji o połączeniu dokumentów, co utrudnia weryfikację u nabywcy.
- Zła data obowiązku podatkowego — dla zaliczek obowiązek podatkowy powstaje w dacie otrzymania płatności, nie w dacie wystawienia faktury.
- Różne stawki VAT na zaliczce i na fakturze końcowej bez podstawy prawnej — wymaga korekty wszystkich powiązanych dokumentów.
FAQ — najczęstsze pytania o faktury zaliczkowe w KSeF
Czy faktura pro forma musi trafić do KSeF?
Nie — faktura pro forma nie jest fakturą VAT i nie podlega obowiązkowi KSeF. Jest wyłącznie dokumentem handlowym informującym o warunkach transakcji przed jej realizacją. Do KSeF trafia dopiero właściwa faktura zaliczkowa po otrzymaniu płatności.
Czy mogę wystawić jedną fakturę na kilka zaliczek naraz?
Tak, jeśli kilka zaliczek wpłynęło w tym samym miesiącu, możesz wystawić jedną fakturę zaliczkową obejmującą kilka wpłat — o ile jest jasne, jakiego zamówienia dotyczą. W schemacie FA(3) każda pozycja może mieć własną datę wpłaty zaliczki.
Co jeśli wartość końcowa projektu zmieni się po wystawieniu zaliczek?
Jeśli cena całkowita wzrosła — faktura końcowa po prostu wykaże wyższą dopłatę. Jeśli cena się obniżyła i suma zaliczek przewyższa nową cenę — wystawiasz korektę do jednej lub kilku faktur zaliczkowych in minus, a następnie fakturę końcową na 0 zł (jeśli zaliczki w całości pokryły nową cenę) i zwracasz różnicę klientowi.
Co dalej
Jeśli chcesz, żeby program automatycznie połączył faktury zaliczkowe z końcową, wyliczył dopłatę i wykazał prawidłowe numery KSeF w schemacie FA(3) — sprawdź cennik KSeFakt albo listę funkcji. Dołącz do listy oczekujących i rozliczaj zaliczki bez ręcznych obliczeń.