Centrum pomocy

Windows 10 lub Windows 11 (64-bit), 4 GB RAM, około 500 MB miejsca na dysku na program i bazę firmy. Połączenie z internetem potrzebne tylko do KSeF, GUS i Białej Listy VAT.

Lokalnie, na Twoim komputerze — w katalogu profilu Windows (np. C:UsersTyAppDataRoamingKSeFakt) albo w miejscu, które wskażesz przy pierwszym uruchomieniu.

Baza firmy: plik .ksfk dla licencji Solo. Dla licencji Firma baza ma inny format (.ksfk-firm) — większy, z wieloma firmami i użytkownikami.

Archiwum faktur: plik .fdb spakowany w .zip.

Gdzie trzymasz pliki — wybierasz Ty: lokalnie na dysku, na pendrive, albo w chmurze (Google Drive, OneDrive, Dropbox). Wskazujesz folder w ustawieniach programu — KSeFakt zapisuje bazę tam, gdzie chcesz.

1. Otwórz KSeFakt → menu „Faktury” → „Nowa faktura”.
2. Wpisz NIP nabywcy, kliknij „Pobierz z GUS”.
3. Dodaj pozycje, wybierz stawkę VAT, ustal termin płatności.
4. Kliknij „Zapisz”. Faktura jest gotowa jako PDF.
5. Aby wysłać do KSeF — przycisk „Wyślij do KSeF” na karcie faktury.

W ustawieniach firmy → zakładka „KSeF” → przełącznik „Tryb testowy”. W tym trybie używamy bramki testowej MF — bezpiecznie do nauki. Status sesji widać w dolnym pasku okna.

Otwórz panel KSeF na karcie faktury — pole „Komunikat” powie Ci po polsku, co się stało (np. „błędny NIP nabywcy”, „sesja wygasła”). Po poprawieniu klikasz „Wyślij ponownie”.

Idziesz do „Koszty” → „Wczytaj PDF” (lub po prostu przeciągasz plik do okna). OCR rozpoznaje NIP dostawcy, numer faktury, datę i kwoty. Sprawdzasz wynik, ewentualnie poprawiasz, zapisujesz. Plik PDF zostaje załączony do dokumentu.

Menu „Raporty” → „Miesiąc” → wybierasz miesiąc → „Wygeneruj paczkę”. Dostajesz katalog z trzema plikami: JPK_V7M (XML), raport miesięczny (PDF) i rejestry (XLSX). Wystarczy wysłać mailem.

Program dalej się uruchamia, dane są dostępne do odczytu, możesz eksportować PDF i robić backup. Wystawianie nowych faktur i wysyłka KSeF wymagają odnowienia licencji.

Po opłaceniu zamówienia dostajesz mailem klucz licencyjny (16 znaków, np. KSFK-XXXX-XXXX-XXXX) razem z linkiem do pobrania instalatora.

Instalujesz KSeFakt, uruchamiasz, w okienku „Aktywacja licencji” wklejasz klucz i klikasz „Aktywuj”. Program łączy się z naszym serwerem, sprawdza klucz i przypisuje go do Twojego komputera. Aktywacja trwa kilka sekund.

Tak, w ramach jednej licencji — pod warunkiem, że to Twoje komputery (np. stacjonarny + laptop). Jeśli masz licencję firmową (wielostanowiskową) — możesz uruchomić KSeFakt na tylu komputerach, na ile opiewa licencja (jeden klucz, wiele aktywacji w ramach Twojej firmy). Baza firmy nie synchronizuje się sama; ostatnio aktywna baza to ta, którą otwierałeś jako ostatnią. W planie 1.0 dodamy ostrzeżenie, jeśli otwierasz starszą wersję bazy niż ta z ostatniego użycia.

W menu „Pomoc” → „Licencja” klikasz „Dezaktywuj ten komputer”. Klucz wraca do puli aktywacji. Instalujesz KSeFakt na nowym komputerze, wklejasz ten sam klucz i aktywujesz. Bazę firmy (.ksfk) kopiujesz ręcznie ze starego komputera (np. pendrive, chmura).

Awaryjnie: jeśli stary komputer się zepsuł i nie da się dezaktywować, pisz na sprzedaz@ksefakt.pl — odblokowujemy ręcznie po weryfikacji.

Kupon promocyjny (np. PROMO-30) wpisujesz w koszyku przed opłaceniem, w polu „Kod rabatowy”. Po zatwierdzeniu cena spada o wartość kuponu.

Kupony z programu poleceń (np. od osoby która już ma KSeFakt) działają tak samo — wklejasz przed zamówieniem.

Program dalej się uruchamia, dane są dostępne do odczytu, możesz eksportować PDF i robić backup. Wystawianie nowych faktur i wysyłka KSeF wymagają odnowienia licencji. Odnowienie kupujesz na /cennik/ — nowy klucz aktywujesz tak jak pierwszy.

Napisz na sprzedaz@ksefakt.pl z adresu z którego kupowałeś. Wyślemy Ci klucz ponownie po weryfikacji (NIP + numer zamówienia).

Wyłącznie na Twoim dysku. KSeFakt to program desktopowy — baza firmy (faktury, kontrahenci, koszty) leży lokalnie w katalogu, który wybierasz przy pierwszym uruchomieniu (domyślnie Dokumenty/KSeFakt/). Nic nie leci do naszej chmury — my nie widzimy Twoich faktur.

Kopia zapasowa to po prostu skopiowanie folderu z bazą firmy w bezpieczne miejsce. Trzy sposoby:

1. Ręcznie: co tydzień kopiujesz folder bazy (np. Dokumenty/KSeFakt/) na dysk zewnętrzny lub pendrive.

2. Chmura: wskazujesz folder bazy wewnątrz Dropbox / OneDrive / Google Drive — chmura sama synchronizuje zmiany.

3. Automatyczny backup KSeFakt: w ustawieniach włączasz „Auto-backup” — program kopiuje bazę raz na dzień do wskazanego folderu (z rotacją 7 ostatnich kopii).

Polecamy zrobić kopię przynajmniej raz na tydzień. Backup ratuje życie przy awarii dysku.

Baza firmy (.ksfk) jest szyfrowana AES-256 kluczem pochodzącym z Twojego hasła do bazy. Bez hasła nikt nie odczyta bazy — nawet my.

Uwaga: hasła nie da się odzyskać. Zapisz je w menedżerze haseł lub w sejfie. Przy utracie hasła baza jest nie do odzyskania — dlatego backup jest tak ważny.

Do KSeF (Ministerstwa Finansów): tak, ale tylko te faktury, które Ty świadomie wysyłasz przyciskiem „Wyślij do KSeF”. Nic nie wysyła się automatycznie w tle.

Do nas (Ranjil Systems): tylko informacja o aktywacji licencji (klucz + identyfikator komputera) raz na dobę — żeby sprawdzić, czy klucz jest aktywny. Żadnych faktur, kontrahentów, kwot. Pełna lista co wysyłamy: /polityka-prywatnosci/.

Złodziej dostanie zaszyfrowaną bazę — bez Twojego hasła do bazy KSeFakt nie odpali. Zalecamy też szyfrowanie dysku Windows BitLockerem (Pro / Enterprise) — wtedy nawet wyjęcie dysku ze zniszczonego laptopa nic nie da.

Po kradzieży: pisz na sprzedaz@ksefakt.pl, unieważnimy aktywację na tym komputerze (klucz wraca do puli).

Z oficjalnego rejestru GUS REGON. Wpisujesz NIP, klikasz „Pobierz z GUS” — KSeFakt zaciąga nazwę firmy, adres, status VAT-UE i resztę danych rejestrowych. Sprawdzamy też Białą Listę VAT (rachunki bankowe i status podatnika) przed wysyłką do KSeF. Dane kontrahentów możesz edytować ręcznie, oznaczać jako VAT-UE, dodawać notatki — wszystko trzymane w Twojej bazie lokalnie.