Warunki licencji użytkownika końcowego KSeFakt

Ten dokument określa zasady korzystania z aplikacji KSeFakt. Niniejsze Warunki licencji (EULA) wiążą Użytkownika od chwili instalacji aplikacji KSeFakt na jego urządzeniu, niezależnie od tego, w którym z trzech trybw działania (Demo, Tryb ograniczony bezterminowy, Pełna licencja — zob. sekcja „Trzy tryby działania aplikacji KSeFakt”) Użytkownik aktualnie korzysta z aplikacji. Akceptacja Warunków (w formie checkboxa lub elektronicznego oświadczenia woli) jest wymagana na ekranie instalatora aplikacji, przed pierwszym uruchomieniem; brak akceptacji uniemożliwia instalację i korzystanie z aplikacji w jakimkolwiek trybie.

Licencjodawca

Licencjodawcą produktu KSeFakt jest Ranjil Systems (dalej: „Licencjodawca”).

Kontakt:

• e-mail ogólny: kontakt@ksefakt.pl
• wsparcie techniczne: support@ksefakt.pl
• sprawy licencji: licencje@ksefakt.pl

Produkt

KSeFakt jest aplikacją desktopową dla systemu Windows, przeznaczoną do obsługi faktur, pracy z KSeF oraz organizacji dokumentów firmowych.

Aplikacja wspiera użytkownika w przygotowaniu i obsłudze dokumentów, ale nie zastępuje księgowej, doradcy podatkowego ani prawnika. Użytkownik odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do programu, treść wystawianych faktur oraz zgodność rozliczeń z przepisami.

Udzielenie licencji i własność aplikacji

Ranjil Systems nie sprzedaje aplikacji KSeFakt. Przedmiotem umowy jest wyłącznie udzielenie licencji na korzystanie z aplikacji, a nie przeniesienie własności programu ani jego egzemplarzy.

Aplikacja KSeFakt pozostaje wyłączną własnością Ranjil Systems. Użytkownik nie nabywa programu ani jakichkolwiek praw własności do niego; nabywa wyłącznie niewyłączną, niezbywalną, ograniczoną czasowo licencję na korzystanie z aplikacji zgodnie z wybranym planem.

Wszelkie prawa autorskie, prawa pokrewne, prawa do baz danych, znaki towarowe, know-how oraz inne prawa własności intelektualnej do aplikacji KSeFakt, jej kodu źródłowego i wynikowego, interfejsu graficznego, dokumentacji, materiałów towarzyszących oraz wszelkich kolejnych wersji, aktualizacji i poprawek pozostają w całości przy Ranjil Systems. Żadne postanowienie niniejszych warunków nie może być interpretowane jako przeniesienie tych praw na użytkownika.

Po nabyciu licencji lub aktywacji klucza licencyjnego użytkownik otrzymuje prawo używania aplikacji w zakresie wybranego planu — a nie prawo do jej kopiowania, odsprzedaży, modyfikowania, dekompilacji ani udostępniania osobom trzecim poza zakresem wybranego planu.

Komponenty open source

Aplikacja KSeFakt korzysta z komponentów open source publikowanych na otwartych licencjach (m.in. MIT, BSD, Apache-2.0, ISC) — między innymi: Electron, Node.js, React, React Router, Sentry, biblioteki do obsługi XML i podpisów cyfrowych (xml-crypto, @xmldom/xmldom, node-forge, xmllint-wasm), baza danych SQLite (better-sqlite3), generowanie PDF (pdfkit), kodów QR (qrcode), wysyłka e-mail (nodemailer), OCR (tesseract.js), kompresja (archiver), aktualizacje (electron-updater, electron-log), arytmetyka dziesiętna (decimal.js).

Każdy z wymienionych komponentów pozostaje własnością swoich autorów i jest wykorzystywany zgodnie z warunkami właściwej licencji open source. Komponenty te nie są częścią własności intelektualnej Ranjil Systems — Ranjil Systems pozostaje wyłącznym właścicielem kodu autorskiego aplikacji KSeFakt (interfejs użytkownika, logika biznesowa, integracje, schematy danych, kod łączący wymienione komponenty w funkcjonującą aplikację).

Pełna lista wykorzystywanych komponentów open source wraz ze wskazaniem ich licencji, autorów oraz repozytoriów źródłowych zawarta jest w odrębnym dokumencie Komponenty open source w KSeFakt. Pełne teksty licencji oraz noty copyright dostarczane są wraz z paczką instalacyjną aplikacji (katalog licenses/ lub odpowiednik) i są dostępne na żądanie pod adresem licencje@ksefakt.pl.

Lista komponentów open source może ulegać aktualizacji wraz z kolejnymi wersjami aplikacji. Aktualna wersja listy obowiązuje dla bieżącej wersji aplikacji — wersja historyczna danego wydania pozostaje dostępna w archiwum repozytorium dokumentacji KSeFakt.

Krąg licencjobiorców

Licencja KSeFakt udzielana jest wyłącznie przedsiębiorcom w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą lub zawodową. KSeFakt jest narzędziem do wystawiania faktur VAT, integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i obsługi dokumentów firmowych — funkcjonalności wymagające statusu podatnika i posiadania NIP.

Aplikacja nie jest przeznaczona dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą nabycie licencji jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy zakup ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i charakter zawodowy.

Klauzula ratunkowa. Postanowienia niniejszych Warunków licencji nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień przysługujących konsumentowi oraz osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której zawierana umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta), jeżeli wbrew niniejszym Warunkom doszłoby do zawarcia umowy z taką osobą. W takim przypadku w zakresie bezwzględnie obowiązujących przepisów stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie konsumentów.

Plany licencyjne

Dostępne warianty licencji:

• Solo — 1 NIP, 1 stanowisko (1 komputer).
• Firma — 1 NIP, bez limitu stanowisk (komputerów) w ramach jednej firmy, ze wspólną bazą danych w sieci lokalnej (LAN) tej firmy.

Licencja Firma uprawnia do instalacji aplikacji na dowolnej liczbie komputerów należących do jednego przedsiębiorcy (jednego NIP-u) i pracujących w jego lokalnej sieci komputerowej, ze wspólnym dostępem do tej samej bazy danych. Licencja Firma nie uprawnia do udostępniania aplikacji ani bazy danych podmiotom trzecim, w szczególności podmiotom zewnętrznym, spółkom powiązanym, podwykonawcom ani klientom Licencjobiorcy — z zastrzeżeniem zasad korzystania z aplikacji w ramach biura rachunkowego opisanych w odrębnym regulaminie lub cenniku, jeżeli taka funkcja została oddzielnie udostępniona.

Licencja Solo uprawnia do instalacji aplikacji na jednym komputerze należącym do Licencjobiorcy; nie obejmuje pracy wielostanowiskowej ani wspólnej bazy danych w sieci lokalnej.

Szczegółowy zakres planów oraz aktualne ceny są wskazane na stronie ksefakt.pl lub w regulaminie sprzedaży.

Okres ważności licencji i odnowienie

Licencja udzielana jest na okres 12 miesięcy od dnia aktywacji klucza licencyjnego.

Po upływie okresu ważności licencji aplikacja przechodzi w tryb tylko do odczytu (archiwum):

• użytkownik zachowuje wgląd w dane lokalne zgromadzone w okresie ważności licencji — w szczególności w faktury sprzedaży wystawione przed wygaśnięciem oraz faktury kosztowe pobrane lub zaimportowane przed wygaśnięciem,
• możliwy jest podgląd, eksport i wydruk (PDF/XML/zestawienia) wcześniej zapisanych danych — wyłącznie w celu zachowania ciągłości dokumentacji księgowej użytkownika,
• funkcje produktywne są wyłączone — w szczególności: wystawianie nowych faktur, wysyłka faktur do KSeF, pobieranie nowych faktur z KSeF, OCR faktur kosztowych, generowanie JPK, integracje z systemami zewnętrznymi, podpisywanie certyfikatem KSeF nowych dokumentów, korzystanie z e-mail i powiadomień wysyłkowych z poziomu aplikacji,
• użytkownik przestaje otrzymywać aktualizacje — poprawki błędów, zmiany związane z KSeF, nowe funkcje oraz łatki bezpieczeństwa nie są dostarczane,
• aplikacja może okresowo łączyć się z serwerem licencyjnym w celu weryfikacji statusu licencji; w przypadku braku aktywnej licencji funkcje produktywne pozostają wyłączone do czasu jej odnowienia,
• pełne przywrócenie funkcjonalności aplikacji wymaga nabycia licencji na kolejny okres (odnowienie lub nowa licencja po wygaśnięciu).

Tryb tylko do odczytu po wygaśnięciu licencji nie stanowi formy bezterminowej licencji ani gwarancji utrzymania jakichkolwiek funkcji aplikacji w przyszłości — Ranjil Systems może ograniczyć lub zmodyfikować zakres trybu archiwalnego w kolejnych wersjach Oprogramowania, z poszanowaniem prawa użytkownika do dostępu do jego własnych danych zgromadzonych lokalnie (m.in. poprzez funkcję eksportu).

Licencja nie odnawia się automatycznie — odnowienie wymaga samodzielnego nabycia licencji na kolejny okres przez użytkownika.

Rabat lojalnościowy 50%

Jeżeli użytkownik nabędzie licencję odnowieniową przed upływem terminu ważności bieżącej licencji, otrzymuje rabat 50% na kolejny okres 12 miesięcy (dla tego samego planu).

Rabat lojalnościowy:

• przysługuje wyłącznie przy nabyciu licencji odnowieniowej przed datą wygaśnięcia bieżącej licencji,
• dotyczy tego samego planu (Solo → Solo, Firma → Firma); przy zmianie planu rabat może być naliczony proporcjonalnie zgodnie z aktualnym cennikiem,
• nie łączy się z innymi promocjami, chyba że strona ksefakt.pl lub regulamin sprzedaży wskazują inaczej,
• nie obowiązuje po dacie wygaśnięcia licencji — nabycie nowej licencji po wygaśnięciu odbywa się w pełnej cenie.

Cena licencji odnowieniowej

Licencja udzielana jest na okres 12 miesięcy i nie obejmuje gwarancji utrzymania ceny w kolejnych okresach. Cena licencji odnowieniowej (na kolejne 12 miesięcy) może różnić się od ceny zapłaconej za bieżący okres licencji.

Ranjil Systems zastrzega sobie prawo do zmiany cennika licencji odnowieniowych — w szczególności w związku z:

• wzrostem kosztów utrzymania i rozwoju Oprogramowania (infrastruktura, integracje z KSeF i innymi systemami państwowymi, wsparcie),
• zmianami stawek podatkowych, opłat publicznoprawnych lub inflacją,
• zmianami przepisów dotyczących KSeF, fakturowania elektronicznego lub innych obowiązków prawnych,
• rozwojem funkcjonalności Oprogramowania.

Aktualny cennik licencji odnowieniowych publikowany jest na stronie ksefakt.pl — obowiązuje cennik z dnia złożenia zamówienia na odnowienie. Zapłacona cena za bieżący okres licencji nie tworzy uprawnienia do nabycia kolejnej licencji po tej samej cenie. Rabat lojalnościowy 50% opisany powyżej naliczany jest od aktualnej ceny cennikowej obowiązującej w dniu złożenia zamówienia na odnowienie.

Zmiana cennika nie ma wpływu na cenę już zakupionej licencji — cena obowiązuje na czas trwania okresu, na który licencja została nabyta.

Program poleceń

KSeFakt prowadzi program poleceń skierowany wyłącznie do przedsiębiorców (B2B), w ramach którego Uczestnik posiadający aktywną licencję może polecić produkt innym przedsiębiorcom i otrzymać Benefit w postaci możliwości nabycia Klucza Promocyjnego KSeFakt na kolejny okres 12 miesięcy za 1 PLN netto (tj. 1,23 zł brutto z VAT).

Krótki opis zasad:

• Uczestnik otrzymuje indywidualny kod polecający wraz z aktywacją swojej licencji.
• Polecony przedsiębiorca, który użyje kodu przy nabyciu licencji, otrzymuje rabat na pierwszą licencję zgodnie z aktualną ofertą.
• Po 3 skutecznych poleceniach (potwierdzonych nabyciem licencji i upływem okresu zwrotów) Uczestnik nabywa prawo do Benefitu — możliwości nabycia Klucza Promocyjnego KSeFakt na 12 miesięcy za 1 PLN netto + VAT.
• W ramach jednego cyklu 12 miesięcy Uczestnik może uzyskać maksymalnie 3 Benefity (łącznie do 9 skutecznych poleceń). Po wyczerpaniu cyklu licznik zeruje się i po upływie 12 miesięcy od jego rozpoczęcia można rozpocząć kolejny cykl.
• Wszystkie trzy Benefity w cyklu (po 3, 6 i 9 skutecznych poleceniach) realizowane są jako Klucz Promocyjny KSeFakt — przypisany do NIP Uczestnika, niezbywalny (nie może być przeniesiony, przekazany, odsprzedany, wynajęty, sublicencjonowany ani w żaden inny sposób udostępniony osobie trzeciej), wydłużający okres ważności licencji Uczestnika o kolejne 12 miesięcy każdy.
• Aktywacja odbywa się w dwóch trybach do wyboru Uczestnika: Tryb A „Aktywuj teraz” (natychmiastowe doliczenie 12 miesięcy do bieżącej licencji — wymaga potwierdzenia świadomości w panelu klienta) lub Tryb B „Automatycznie pod koniec licencji” (domyślny — Klucz aktywuje się ostatniego dnia ważności obecnej licencji). Pełne reguły programu, opcje aktywacji i warianty Solo/Firma określa odrębny Regulamin programu poleceń.

Klucz Promocyjny KSeFakt jest licencją na korzystanie z aplikacji udzielaną na zasadach niniejszych warunków — Uczestnik nie nabywa programu, a wyłącznie licencję na czas określony. Pełne zasady programu, w tym warunki przyznania Benefitu, mechanika Solo→Firma upgrade, tryby aktywacji, zasady anty-nadużyciowe oraz prawa Ranjil Systems do modyfikacji programu, określa osobny dokument Regulamin programu poleceń.

Ranjil Systems zastrzega prawo do zmiany lub zakończenia programu poleceń z 60-dniowym wyprzedzeniem, z poszanowaniem nagród już naliczonych w momencie ogłoszenia zmiany.

Zwroty

Ze względu na cyfrowy charakter produktu i moment dostarczenia treści cyfrowych obowiązują następujące zasady zwrotów:

• Przed aktywacją klucza licencyjnego: użytkownik ma prawo do rezygnacji w ciągu 14 dni od zakupu i otrzymania zwrotu pełnej kwoty. Warunkiem jest brak aktywacji klucza licencyjnego.
• Po aktywacji klucza licencyjnego: zwrot nie przysługuje. Aktywacja klucza oznacza rozpoczęcie świadczenia usługi cyfrowej (dostęp do pełnej wersji aplikacji oraz aktualizacji w okresie ważności licencji).

W przypadku konsumentów (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) obowiązują dodatkowo bezwzględnie obowiązujące przepisy o prawach konsumenta; powyższe zasady nie ograniczają uprawnień wynikających z tych przepisów.

Zgłoszenia zwrotów należy kierować na adres licencje@ksefakt.pl z numerem zamówienia oraz adresem e-mail przypisanym do licencji.

Trzy tryby działania aplikacji KSeFakt

Aplikacja KSeFakt działa w jednym z trzech trybw, które stanowią funkcjonalne stany tej samej aplikacji w ramach niniejszej Umowy licencyjnej. Tryby nie są osobnymi umowami — niniejsza EULA reguluje korzystanie z aplikacji we wszystkich trzech trybach jednolicie.

Tryb 1 — Demo (pierwsze 73 godziny od pierwszego uruchomienia)

Definicja: Demo jest początkowym stanem aplikacji KSeFakt po jej zainstalowaniu i pierwszym uruchomieniu. Demo trwa 73 godziny zegarowe liczone od chwili pierwszego uruchomienia aplikacji (znacznik first_run_ts zapisywany lokalnie przez aplikację i przekazywany w heartbeat do serwera licencyjnego).

Zakres funkcjonalny w trybie Demo: pełna funkcjonalność aplikacji bez ograniczeń — Użytkownik może wystawiać faktury, wysyłać je do KSeF, korzystać z OCR, generować JPK_V7M, importować wyciągi bankowe, edytować bazę kontrahentów, wykonywać windykację oraz eksportować dane (PDF, XML, zestawienia).

Wymagania: brak — do uruchomienia trybu Demo nie jest wymagany klucz licencyjny, karta płatnicza, NIP Użytkownika ani żadne dane konta. Aplikacja działa od razu po instalacji.

Przejście po 73 godzinach: Po upływie 73 godzin zegarowych od first_run_ts aplikacja automatycznie przechodzi do Trybu ograniczonego bezterminowego (Tryb 2). Przejście następuje samoczynnie — Użytkownik nie traci dostępu do aplikacji ani do swoich danych. Część funkcji zostaje ograniczona zgodnie z opisem Trybu 2 poniżej.

Tryb 2 — Tryb ograniczony bezterminowy (po 73 godzinach Demo, bez nabycia Pełnej licencji)

Definicja: Tryb ograniczony bezterminowy jest funkcjonalnym stanem aplikacji, w którym Użytkownik może bezpłatnie i bez ograniczeń czasowych korzystać z wybranej części funkcjonalności aplikacji KSeFakt. Tryb ten nie jest okresem próbnym, nie wygasa i nie wymaga żadnej akcji ze strony Użytkownika.

Zakres funkcjonalny w Trybie ograniczonym — dostępne (BEZPŁATNIE, BEZTERMINOWO):

• pobieranie faktur z KSeF (Krajowy System e-Faktur),
• wyświetlanie faktur pobranych z KSeF w trybie tylko-do-odczytu,
• eksport faktur do PDF i XML w celach archiwizacyjnych i księgowych.

Zakres funkcjonalny w Trybie ograniczonym — niedostępne (wymagają nabycia Pełnej licencji):

• wystawianie faktur (wysyłka do KSeF jako Sprzedawca),
• funkcje OCR (rozpoznawanie tekstu z dokumentów),
• generowanie JPK_V7M i innych plików JPK,
• windykacja należności,
• import wyciągów bankowych,
• edycja bazy kontrahentów,
• inne funkcje produktywne wymienione w sekcji „Matryca uprawnień” poniżej.

Charakter dobrowolny licencji: Użytkownik nie ma obowiązku nabywania Pełnej licencji. Tryb ograniczony jest stanem trwałym i bezterminowym — Użytkownik może korzystać z aplikacji w tym trybie tak długo, jak chce, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Nabycie Pełnej licencji jest decyzją całkowicie dobrowolną i odblokowuje pełen zakres funkcjonalności aplikacji (Tryb 3).

Tryb 3 — Pełna licencja (po nabyciu)

Definicja: Pełna licencja jest funkcjonalnym stanem aplikacji, w którym Użytkownik posiada aktywny, opłacony klucz licencyjny KSeFakt (nabyty bezpośrednio przez ksefakt.pl lub w Programie Poleceń jako Klucz Promocyjny) i może korzystać z pełnej funkcjonalności aplikacji w okresie ważności licencji.

Zakres funkcjonalny w Pełnej licencji: wszystkie funkcje aplikacji KSeFakt bez ograniczeń — wystawianie faktur, KSeF, OCR, JPK_V7M, windykacja, import wyciągów, edycja kontrahentów, eksport, kopie zapasowe, integracje. Pełen zakres uprawnień zgodnie z planem licencyjnym (Solo / Firma — zob. sekcja „Plany licencyjne”).

Wymagania: ważny klucz licencyjny przypisany do NIP Użytkownika, aktywne połączenie online (zob. sekcja „Aktywacja online, heartbeat i grace period 14 dni”).

Powrót do Trybu ograniczonego: Po wygaśnięciu Pełnej licencji (brak opłaty za kolejny okres) aplikacja nie blokuje się całkowicie — wraca do Trybu ograniczonego (Tryb 2). Użytkownik zachowuje bezterminowy bezpłatny dostęp do funkcji pobierania faktur z KSeF, ich wyświetlania i eksportu (zgodnie z zakresem Trybu 2). Aby ponownie odblokować pełną funkcjonalność, Użytkownik może nabyć nową licencję lub skorzystać z odnowienia ze zniżką lojalnościową 50% (zob. sekcja „Rabat lojalnościowy 50%”).

Matryca uprawnień funkcjonalnych

Mechanika 73 godzin — zegar tikający ciągle

1. Początek (first_run_ts): Pierwsze uruchomienie aplikacji po instalacji zapisuje w lokalnej bazie aplikacji znacznik czasu first_run_ts (UTC, dokładność do sekundy). Znacznik ten jest przekazywany do serwera licencyjnego w pierwszym heartbeacie.

1. Zegar 73 godzin: Zegar tika ciągle, niezależnie od tego, czy aplikacja jest uruchomiona czy zamknięta. 73 godziny zegarowe = 73 × 3600 sekund liczone od first_run_ts. Wyłączenie aplikacji nie wstrzymuje zegara — czas Demo płynie tak samo, jak gdyby aplikacja była uruchomiona.

1. Koniec Demo: Po upływie 73 godzin aplikacja przy najbliższym uruchomieniu samoczynnie zmienia tryb z Demo na Tryb ograniczony. Zmiana jest sygnalizowana komunikatem informacyjnym (bez blokowania, bez wymuszenia akcji Użytkownika).

1. Brak resetu: Mechanika 73h jest jednorazowa per instalacja aplikacji per urządzenie. Odinstalowanie aplikacji i ponowna instalacja nie resetuje zegara — first_run_ts jest powiązane z device_id (zob. sekcja „Identyfikator urządzenia”) i przechowywane po stronie serwera licencyjnego. Ta klauzula anti-fraud chroni przed wydłużaniem trybu Demo poprzez wielokrotne reinstalacje.

1. Brak ograniczenia czasowego Trybu ograniczonego: Po zakończeniu Demo i wejściu w Tryb ograniczony aplikacja nie ustawia żadnego dalszego licznika czasu. Tryb ograniczony trwa bezterminowo.

Co aplikacja NIE robi w mechanice 73h

Licencjodawca nie używa wobec Użytkownika formułowań takich jak: „wygasała/wygasła/wygasa licencja”, „dostęp wygasa”, „koniec okresu próbnego”, „wykup licencję teraz”, „musisz kupić licencję”, „trial wygasa”. Przejście Demo → Tryb ograniczony jest opisywane neutralnie jako zmiana zakresu funkcji — nie jest sygnalizowane jako wygaśnięcie czegokolwiek. Klauzula odpowiada decyzji dobrowolności licencji (powyżej).

Stosunek do Programu Poleceń i Klucza Promocyjnego

Klucz Promocyjny KSeFakt (cena 1 PLN netto + VAT = 1,23 zł brutto, zob. sekcja „Program poleceń”) jest pełnoprawną licencją odblokowującą Pełną licencję (Tryb 3) na okres 12 miesięcy od daty aktywacji (lub od dnia po zakończeniu wcześniejszej licencji w Trybie B). Użytkownik może odebrać Klucz Promocyjny w Programie Poleceń będąc jednocześnie w Trybie ograniczonym (Tryb 2) — w takim wypadku po aktywacji Klucza aplikacja przechodzi z Trybu ograniczonego do Pełnej licencji.

Aktywacja online, heartbeat i grace period 14 dni

Dane wymagane do aktywacji

Do aktywacji licencji wymagany jest klucz licencyjny, adres e-mail przypisany do licencji oraz NIP firmy. Aplikacja może dodatkowo pobrać dane techniczne stanowiska niezbędne do przypisania licencji do konkretnego urządzenia (zob. „Identyfikator urządzenia (device_id)” poniżej).

Wymóg połączenia online (online check)

Aplikacja KSeFakt wymaga okresowego połączenia z serwerem licencyjnym Licencjodawcy (mikrousługą walidacji licencji) w celu potwierdzenia ważności licencji, planu, terminu wygaśnięcia, statusu odnowienia oraz statusu Klucza Promocyjnego nabytego w ramach programu poleceń.

Online check realizowany jest:

• przy pierwszej aktywacji licencji oraz przy każdym uruchomieniu aplikacji,
• w trakcie pracy aplikacji — automatycznie, co 7 dni (heartbeat),
• przy próbie aktywacji Klucza Promocyjnego KSeFakt w Trybie A („Aktywuj teraz”) lub Trybie B (automatycznie ostatniego dnia ważności bieżącej licencji),
• przy próbie odnowienia licencji lub zmiany planu (Solo → Firma).

Heartbeat — automatyczna kontrola statusu co 7 dni

W okresie ważności licencji aplikacja automatycznie kontaktuje się z serwerem licencyjnym co 7 dni (heartbeat), aby:

• potwierdzić aktywny status licencji oraz aktualną datę jej wygaśnięcia,
• sprawdzić, czy nie nastąpiła blokada licencji (naruszenie warunków, podejrzenie nadużycia, chargeback płatności),
• zsynchronizować stan benefitów programu poleceń (liczba skutecznych poleceń w bieżącym cyklu, dostępne Klucze Promocyjne),
• zaktualizować informację o ostatnim aktywnym urządzeniu (pkt poniżej).

Heartbeat odbywa się w tle, bez wymagania działania ze strony użytkownika; uruchamia się automatycznie przy starcie aplikacji oraz cyklicznie w trakcie pracy.

Rozszerzony zakres heartbeat (od wersji 2.2 niniejszych Warunków): w związku z wprowadzeniem trzech trybw działania aplikacji (Demo / Tryb ograniczony / Pełna licencja — zob. sekcja „Trzy tryby działania aplikacji KSeFakt”) heartbeat przekazuje do serwera licencyjnego trzy dodatkowe pola techniczne:

• mode — obecny tryb działania aplikacji (demo, limited, full),
• first_run_ts — znacznik czasu pierwszego uruchomienia aplikacji po instalacji (UTC, dokładność do sekundy), służący do weryfikacji prawidłowości działania mechaniki 73 godzin po stronie serwera licencyjnego,
• last_seen — znacznik czasu ostatniego uruchomienia aplikacji (UTC), służący do statystyk użytkowania, anti-fraud (wykrywanie wzorców nadużyć) oraz do informowania Użytkownika o stanie jego aplikacji.

Dodatkowe pola są przekazywane w każdym heartbeacie, niezależnie od trybu działania (również w Trybie ograniczonym, w którym aplikacja jest używana bezpłatnie). Cele przetwarzania, podstawy prawne RODO i retencja tych pl są opisane szczegółowo w Polityce prywatności v2.2 (sekcja „Aktywacja online aplikacji, heartbeat i device_id”).

Heartbeat w Trybie ograniczonym i w Demo: Użytkownik w Trybie ograniczonym (bezpłatnym, bezterminowym) oraz w Demo również jest objęty heartbeatem — podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Licencjodawcy: weryfikacja prawidłowości działania aplikacji użytkowanej bezpłatnie, statystyki konwersji, anti-fraud). Brak żądanej zgody marketingowej — telemetria nie służy celom marketingowym.

Grace period — 14 dni pracy offline

Jeżeli aplikacja nie ma możliwości połączenia z serwerem licencyjnym (brak internetu, awaria sieci użytkownika, czasowa niedostępność mikrousługi licencyjnej), działa w trybie offline przez maksymalnie 14 kolejnych dni od ostatniego udanego heartbeatu (grace period).

W okresie grace period aplikacja w pełni zachowuje wszystkie funkcje produktywne — wystawianie faktur, wysyłka do KSeF, OCR, JPK, integracje — pod warunkiem aktualnie ważnej, opłaconej licencji.

Po upływie 14 dni od ostatniego udanego heartbeatu aplikacja blokuje funkcje produktywne i wyświetla ekran „Wymagane połączenie z serwerem licencyjnym”. W tym stanie aplikacja zachowuje:

• pełen dostęp do wcześniej zapisanych danych lokalnych (tryb tylko do odczytu — analogicznie jak po wygaśnięciu licencji opisanym w sekcji „Okres ważności licencji i odnowienie”),
• możliwość eksportu danych (PDF/XML/zestawienia) w celu zachowania ciągłości dokumentacji księgowej,
• możliwość wykonania kopii zapasowej lokalnej bazy.

Funkcje produktywne odblokowują się natychmiast po pierwszym udanym heartbeacie (potwierdzeniu aktywnej licencji przez serwer licencyjny).

Identyfikator urządzenia (device_id)

W celu egzekwowania niezbywalności Klucza Promocyjnego KSeFakt (§3 ust. 5 i §6 ust. 3 Regulaminu programu poleceń) oraz przeciwdziałania obejściom limitów licencji (Solo — 1 stanowisko; Firma — w ramach LAN jednej firmy), przy pierwszej aktywacji licencji oraz przy każdym heartbeacie aplikacja przekazuje do serwera licencyjnego identyfikator urządzenia (device_id).

Device_id stanowi jednokierunkowy skrót kryptograficzny (SHA-256) parametrów sprzętowych komputera (adres MAC karty sieciowej, numer seryjny dysku, identyfikator procesora) — nie pozwala na odtworzenie tych parametrów ze skrótu i nie jest danymi osobowymi w rozumieniu RODO, dopóki nie zostanie powiązany z konkretnym Uczestnikiem (NIP). Po przypisaniu do NIP staje się elementem zbioru danych przetwarzanych w celu wykonania umowy oraz w celu anti-fraud (zob. Polityka prywatności).

Device_id służy wyłącznie do:

• weryfikacji, czy licencja Solo używana jest na jednym stanowisku,
• weryfikacji, czy Klucz Promocyjny KSeFakt aktywowany jest na NIP-ie Uczestnika (a nie na NIP osoby trzeciej, której Klucz został niezgodnie z Regulaminem udostępniony),
• wykrywania kontroli pojedynczego urządzenia nad wieloma NIP-ami (samopolecenia, fikcyjne firmy — §10 Regulaminu programu poleceń),
• celów anti-fraud opisanych w §10 ust. 4 Regulaminu programu poleceń.

Licencjodawca nie wykorzystuje device_id do profilowania użytkownika ani do śledzenia aktywności poza aplikacją KSeFakt. Szczegóły przetwarzania, retencja oraz prawa użytkownika w zakresie danych technicznych opisane są w Polityce prywatności (sekcja „Aktywacja online aplikacji, heartbeat i device_id”).

Tymczasowa blokada licencji

Licencjodawca jest uprawniony do tymczasowego zablokowania licencji (odpowiedź banned z mikrousługi licencyjnej, skutkująca natychmiastowym przerwaniem funkcji produktywnych po stronie aplikacji) w przypadku stwierdzenia:

• istotnego naruszenia niniejszych Warunków licencji lub Regulaminu programu poleceń,
• chargebacku lub anulowania płatności za licencję bądź za Klucz Promocyjny,
• aktywnego obejścia mechanizmów aktywacji, walidacji licencji lub heartbeatu (np. modyfikacji aplikacji, blokady połączeń sieciowych z mikrousługą licencyjną, fałszowania device_id),
• nieuprawnionego udostępnienia klucza licencyjnego lub Klucza Promocyjnego osobie trzeciej,
• przesłanek anti-fraud określonych w §10 Regulaminu programu poleceń (w tym wykrycia kontroli jednego urządzenia nad wieloma NIP-ami w łańcuchu poleceń).

O tymczasowej blokadzie użytkownik jest informowany niezwłocznie (e-mail przypisany do licencji oraz komunikat w aplikacji). Blokada zostaje zdjęta po wyjaśnieniu sprawy lub uregulowaniu zaległości; pozostałe roszczenia Licencjodawcy z tytułu naruszenia nie są wyłączone.

Postanowienia niniejszej sekcji nie wyłączają uprawnień konsumenta i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której zawierana umowa nie ma charakteru zawodowego (klauzula ratunkowa — sekcja „Krąg licencjobiorców”).

Awarie po stronie Licencjodawcy

Jeżeli niemożność wykonania heartbeatu wynika wyłącznie z awarii lub planowanej przerwy technicznej po stronie Licencjodawcy (a nie z braku internetu po stronie użytkownika), okres takiej awarii nie wlicza się do 14-dniowego grace period — licznik dni offline zostaje wstrzymany do czasu przywrócenia działania mikrousługi licencyjnej. O planowanych przerwach Licencjodawca informuje z wyprzedzeniem na stronie ksefakt.pl lub w aplikacji.

Kanały dystrybucji aplikacji

Aplikacja KSeFakt jest udostępniana Użytkownikom poprzez dwa równoważne kanały dystrybucji:

Kanał 1 — Pobranie bezpośrednie z ksefakt.pl

Użytkownik może pobrać instalator aplikacji KSeFakt bezpośrednio ze strony ksefakt.pl. Jest to podstawowy kanał dystrybucji — najnowsze wersje aplikacji są publikowane w pierwszej kolejności na tej stronie. Pobranie jest bezpłatne, niezależnie od trybu, w jakim Użytkownik będzie następnie używał aplikacji (Demo, Tryb ograniczony, Pełna licencja).

Kanał 2 — Microsoft Store

Aplikacja KSeFakt może być również pobierana bezpłatnie z Microsoft Store (sklep Microsoft dla systemu Windows). Wersja dystrybuowana przez Microsoft Store jest funkcjonalnie identyczna z wersją pobraną z ksefakt.pl — obejmuje pełną mechanikę trzech trybw działania (Demo 73h → Tryb ograniczony bezterminowy → Pełna licencja po nabyciu klucza).

Microsoft Store NIE jest kanałem sprzedaży licencji KSeFakt. Microsoft Store udostępnia Użytkownikowi wyłącznie darmowy instalator aplikacji. Sprzedaż Pełnej licencji oraz wszystkie płatności za licencje KSeFakt następują wyłącznie poprzez stronę ksefakt.pl. Microsoft nie pośrednicy w sprzedaży licencji, nie przyjmuje płatności za licencje KSeFakt, nie wystawia faktur za licencje KSeFakt i nie pełni roli sprzedawcy w żadnej części procesu nabycia licencji.

Stosunek do Microsoft: pobranie aplikacji z Microsoft Store podlega standardowej polityce sklepu Microsoft (Microsoft Store Terms of Use oraz Microsoft Privacy Statement). Niniejsza EULA reguluje wyłącznie korzystanie z aplikacji KSeFakt po jej zainstalowaniu — nie wyklucza obowiązywania polityki Microsoft w zakresie samego pobrania pliku instalacyjnego. W razie konfliktu pomiędzy polityką Microsoft Store a niniejszą EULA — w zakresie samej dystrybucji aplikacji obowiązuje polityka Microsoft; w zakresie korzystania z zainstalowanej aplikacji KSeFakt obowiązuje wyłącznie niniejsza EULA i powiązane dokumenty prawne (Regulamin serwisu, Polityka prywatności).

Status Microsoft a RODO: ponieważ Microsoft nie pośrednicy w sprzedaży licencji KSeFakt ani nie otrzymuje danych związanych z licencją KSeFakt od Licencjodawcy, Microsoft nie pełni roli podmiotu przetwarzającego (procesora) ani podpowierzonego (subprocesora) w łańcuchu przetwarzania danych osobowych dla KSeFakt. Microsoft może przetwarzać dane konta Microsoft Użytkownika wyłącznie w zakresie obsługi sklepu Microsoft Store — na podstawie swojej własnej polityki prywatności (Microsoft Privacy Statement), niezależnie od KSeFakt.

Aktualizacje przez Microsoft Store: jeżeli Użytkownik pobrał aplikację z Microsoft Store, aktualizacje mogą być dostarczane przez Microsoft Store zgodnie z polityką sklepu. Licencjodawca nie gwarantuje synchronizacji terminów publikacji aktualizacji między kanałem ksefakt.pl a Microsoft Store — wersja na ksefakt.pl może być dostępna wcześniej. Użytkownik, który chce mieć najnowszą wersję aplikacji od razu, może pobrać ją z ksefakt.pl.

Aktualizacje

W okresie ważności licencji użytkownik może otrzymywać aktualizacje aplikacji. Aktualizacje mogą obejmować poprawki błędów, zmiany wynikające z działania KSeF, poprawki bezpieczeństwa oraz nowe funkcje.

Nie każda zapowiadana funkcja musi być dostępna od razu. Zakres aplikacji może zmieniać się wraz z rozwojem produktu, zmianami przepisów i zmianami technicznymi po stronie KSeF.

Dane użytkownika i lokalna baza

KSeFakt jest projektowany jako aplikacja desktopowa. Dane robocze użytkownika, takie jak faktury, kontrahenci i lokalna baza programu, co do zasady są przechowywane na komputerze użytkownika.

Użytkownik odpowiada za tworzenie kopii zapasowych swoich danych, ochronę komputera, zabezpieczenie dostępu do systemu Windows oraz bezpieczne przechowywanie plików i haseł.

Operator produktu nie odpowiada za utratę danych wynikającą z awarii sprzętu, braku kopii zapasowej, działania złośliwego oprogramowania, usunięcia plików przez użytkownika lub problemów z systemem operacyjnym.

KSeF i usługi zewnętrzne

Aplikacja może komunikować się z usługami zewnętrznymi, w tym z systemem KSeF, rejestrami publicznymi, usługami walidacji licencji, pocztą e-mail lub innymi narzędziami potrzebnymi do działania programu.

Operator produktu nie odpowiada za niedostępność, awarie, zmiany API, przerwy techniczne lub błędne działanie systemów zewnętrznych, na które nie ma wpływu.

Jeżeli KSeF, Ministerstwo Finansów lub inny dostawca zewnętrzny zmieni wymagania techniczne, działanie części funkcji może wymagać aktualizacji aplikacji.

Certyfikaty KSeF i dane uwierzytelniające

Licencjodawca nie jest organem publicznym ani podmiotem upoważnionym do nadawania, weryfikacji lub odbierania uprawnień w systemie KSeF — wszelkie uprawnienia (token interfejsowy, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, profil zaufany, certyfikat KSeF) użytkownik uzyskuje samodzielnie od właściwego dostawcy lub organu państwowego.

Użytkownik odpowiada za:

• prawidłowe nadanie uprawnień w KSeF osobom upoważnionym po jego stronie,
• bezpieczne przechowywanie certyfikatów, tokenów, kluczy prywatnych, haseł i innych danych uwierzytelniających,
• niewysyłanie certyfikatów, kluczy prywatnych ani haseł zwykłą pocztą e-mail ani innym nieszyfrowanym kanałem — w szczególności nigdy do zespołu wsparcia KSeFakt; zespół wsparcia nigdy nie prosi o przekazanie tych danych,
• niezwłoczne odwołanie uprawnień osób, które utraciły dostęp lub przestały być upoważnione,
• skutki nieuprawnionego użycia certyfikatów lub tokenów przypisanych do jego NIP.

Funkcje OCR, importy danych i generowanie JPK

Funkcje takie jak OCR faktur kosztowych, import danych z plików zewnętrznych (CSV, XML, PDF, e-mail, integracje), automatyczne dopasowywanie płatności, propozycje księgowań oraz generowanie plików JPK i raportów mają charakter pomocniczy — wspierają pracę użytkownika, ale nie zastępują jego weryfikacji.

Użytkownik zobowiązuje się każdorazowo zweryfikować poprawność i kompletność danych przed:

• wysłaniem faktury do KSeF,
• zaksięgowaniem dokumentu lub przekazaniem go do księgowej,
• wygenerowaniem i wysłaniem JPK lub innego raportu do organu podatkowego,
• realizacją płatności na podstawie zaczytanych danych (numer rachunku, kwota, tytuł),
• podjęciem jakiejkolwiek decyzji biznesowej w oparciu o dane z aplikacji.

Licencjodawca nie odpowiada za skutki użycia danych niezweryfikowanych przez użytkownika, w szczególności za błędy w odczycie OCR, nieprawidłowe dopasowanie płatności, błędne importy, omyłki w danych kontrahentów lub kwotach, ani za konsekwencje finansowe, podatkowe i prawne wynikające z przekazania takich danych do KSeF, JPK, banku, kontrahenta lub księgowej.

Brak gwarancji podatkowej i księgowej

KSeFakt jest narzędziem informatycznym wspierającym wystawianie faktur i obsługę KSeF — nie jest usługą doradztwa podatkowego, księgowego ani prawnego i nie zastępuje księgowej, doradcy podatkowego ani prawnika.

Licencjodawca nie gwarantuje, że:

• wynik działania aplikacji odpowiada aktualnej interpretacji organów podatkowych lub orzecznictwu,
• propozycje stawek VAT, kodów GTU, oznaczeń procedur, klasyfikacji księgowych lub kategorii kosztowych są prawidłowe w indywidualnej sytuacji użytkownika,
• dane wygenerowane przez aplikację są wystarczające do rozliczenia podatkowego lub spełnienia obowiązków sprawozdawczych bez weryfikacji przez kompetentną osobę.

Decyzje co do rozliczeń podatkowych, sposobu księgowania i kwalifikacji prawnej zdarzeń gospodarczych podejmuje wyłącznie użytkownik — samodzielnie lub w porozumieniu ze swoją księgową, doradcą podatkowym, doradcą prawnym lub innym uprawnionym podmiotem.

Kopie zapasowe jako obowiązek użytkownika

KSeFakt przechowuje dane robocze (faktury, kontrahenci, baza programu, ustawienia) lokalnie na komputerze użytkownika. Tworzenie i zabezpieczenie kopii zapasowych jest wyłącznym obowiązkiem użytkownika.

Użytkownik zobowiązuje się do:

• wykonywania kopii zapasowych z częstotliwością adekwatną do skali działalności — co najmniej raz dziennie w okresie aktywnego fakturowania i nie rzadziej niż raz w tygodniu w okresach o niskim obrocie,
• przechowywania kopii na nośniku odrębnym od komputera roboczego (zewnętrzny dysk, NAS, chmura) i — w miarę możliwości — w odrębnej lokalizacji fizycznej (ochrona przed pożarem, kradzieżą, zalaniem),
• szyfrowania kopii zapasowych zawierających dane osobowe i finansowe,
• okresowego testowania odtworzenia kopii zapasowej — kopia, której nigdy nie sprawdzono, nie jest kopią,
• ochrony stacji roboczej przed złośliwym oprogramowaniem (w tym ransomware) — w szczególności poprzez aktualny system operacyjny, oprogramowanie antywirusowe oraz kopie zapasowe w trybie offline lub immutable.

Licencjodawca nie odpowiada za utratę, uszkodzenie lub niedostępność danych użytkownika wynikającą z braku kopii zapasowej, niezdatnej do odtworzenia kopii, ataku ransomware, awarii nośnika, błędu użytkownika, awarii sprzętu, działania osób trzecich ani problemów z systemem operacyjnym.

Poufność dwustronna

Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem licencji, w szczególności informacji technicznych, handlowych, organizacyjnych, finansowych oraz danych dotyczących kontrahentów i klientów drugiej strony, które nie są publicznie dostępne.

Obowiązek poufności:

• obowiązuje przez cały okres trwania licencji i przez 5 lat po jej zakończeniu,
• obejmuje również pracowników, współpracowników i podwykonawców każdej ze stron — strona odpowiada za zachowanie poufności przez te osoby jak za działania własne,
• nie obejmuje informacji, które są lub stały się publicznie dostępne bez naruszenia tych warunków, były znane stronie przed ich ujawnieniem albo zostały uzyskane od osoby trzeciej uprawnionej do ich ujawnienia,
• nie wyłącza obowiązku ujawnienia informacji na żądanie sądu, organu administracji lub innego uprawnionego organu — w takim przypadku strona zobowiązana do ujawnienia niezwłocznie poinformuje drugą stronę, o ile nie jest to zabronione przepisami.

Korzystanie z podwykonawców przy świadczeniu wsparcia lub utrzymaniu aplikacji wymaga zawarcia z nimi umowy o zachowaniu poufności na warunkach nie mniej restrykcyjnych niż określone w niniejszej sekcji.

Audyt legalności użycia licencji

Licencjodawca zastrzega sobie prawo do audytu legalności użycia licencji KSeFakt — w szczególności w celu weryfikacji, czy liczba aktywnych stanowisk, NIP-ów obsługiwanych w ramach licencji oraz wariant licencji (Solo / Firma) odpowiadają rzeczywistemu sposobowi korzystania z aplikacji.

W ramach audytu Licencjodawca może żądać przekazania, w terminie 14 dni od pisemnego wezwania:

• informacji o liczbie stanowisk, na których aplikacja jest zainstalowana i wykorzystywana,
• informacji o NIP-ach obsługiwanych w ramach licencji (w wariancie Solo / Firma),
• informacji o wariancie planu (Solo / Firma) faktycznie wykorzystywanego,
• oświadczenia osoby uprawnionej do reprezentacji o prawdziwości powyższych danych.

W razie stwierdzenia niezgodności (w szczególności korzystania z aplikacji w zakresie wykraczającym poza zakupiony plan — np. wielostanowiskowo na licencji Solo, na wielu NIP-ach, w sieci wykraczającej poza LAN jednej firmy) Licencjodawca jest uprawniony do naliczenia opłaty wyrównawczej odpowiadającej cenie brakujących licencji za okres faktycznego nieuprawnionego użycia oraz do zablokowania licencji do czasu uregulowania opłaty.

Powyższe nie wyłącza pozostałych roszczeń Licencjodawcy z tytułu naruszenia warunków licencji i praw autorskich.

Ograniczenia korzystania

Użytkownik nie może:

• kopiować aplikacji poza zakresem dozwolonym przez licencję,
• udostępniać klucza licencyjnego innym firmom lub osobom nieuprawnionym,
• odsprzedawać, wynajmować ani sublicencjonować aplikacji,
• usuwać oznaczeń praw autorskich lub informacji o produkcie,
• próbować obchodzić mechanizmu aktywacji lub walidacji licencji,
• modyfikować, dekompilować ani odtwarzać kodu źródłowego aplikacji, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej,
• prowadzić testów bezpieczeństwa, testów penetracyjnych, fuzzingu, reverse engineering ani innych form skanowania aplikacji, jej infrastruktury lub serwerów licencyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Licencjodawcy,
• używać aplikacji do fałszowania faktur, obejścia obowiązków podatkowych, ukrywania transakcji, prania pieniędzy ani innych działań sprzecznych z przepisami podatkowymi, rachunkowymi lub karno-skarbowymi,
• wykorzystywać aplikacji, jej kodu, interfejsu, schematów danych, dokumentacji, screenshotów ani innych chronionych elementów do budowy lub rozwoju produktu konkurencyjnego wobec KSeFakt, w szczególności poprzez kopiowanie układu funkcji, nazewnictwa, przepływów pracy lub elementów UI/UX,
• publikować ani udostępniać publicznie kluczy licencyjnych, tokenów aktywacyjnych, bibliotek aplikacji, niejawnych endpointów API, mechanizmów aktywacji ani innych elementów wewnętrznych aplikacji, w tym w repozytoriach kodu, forach internetowych, grupach dyskusyjnych ani serwisach hostingowych,
• generować sztucznego ruchu, fałszywych aktywacji, fikcyjnych konfiguracji testowych ani innych działań mających na celu obejście limitów licencji, programu poleceń lub warunków promocji,
• udostępniać aplikacji jako usługi (SaaS, hosting, fakturowanie w imieniu osób trzecich) wykraczającej poza zakres wybranego planu,
• używać aplikacji w sposób naruszający prawo lub prawa osób trzecich, w szczególności prawa autorskie, prawa do baz danych, znaki towarowe i tajemnice przedsiębiorstwa.

Wsparcie techniczne

Zakres wsparcia technicznego zależy od aktualnej oferty i wybranego planu. Wsparcie może obejmować pomoc w aktywacji, wyjaśnienie działania funkcji, przyjmowanie zgłoszeń błędów oraz informacje o aktualizacjach.

Wsparcie techniczne nie obejmuje prowadzenia księgowości, doradztwa podatkowego, interpretacji przepisów ani odpowiedzialności za decyzje biznesowe użytkownika.

Odpowiedzialność

Aplikacja jest narzędziem wspierającym pracę przedsiębiorcy. Użytkownik powinien sprawdzić poprawność faktur, danych kontrahentów, kwot, stawek VAT, terminów płatności oraz danych wysyłanych do KSeF.

W relacjach z użytkownikami niebedącymi konsumentami ani osobami, o których mowa w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, całkowita odpowiedzialność Licencjodawcy, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do wysokości opłaty zapłaconej za licencję w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie wywołujące odpowiedzialność.

Licencjodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę danych niewynikającą z winy umyślnej Licencjodawcy, przerwy w działalności, decyzje podatkowe użytkownika, błędnie wprowadzone dane ani skutki działania systemów zewnętrznych (w tym KSeF). Powyższe ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 KC) oraz nie wyłączają uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie konsumentów.

Naruszenie warunków

W przypadku naruszenia warunków licencji operator może zablokować lub ograniczyć dostęp do licencji, jeżeli naruszenie jest istotne, trwa mimo wezwania do zaprzestania albo dotyczy obejścia zabezpieczeń, nieuprawnionego udostępniania klucza lub korzystania z aplikacji niezgodnie z prawem.

Zakończenie korzystania

Użytkownik może przestać korzystać z aplikacji w dowolnym momencie. Wygaśnięcie lub zakończenie licencji nie przenosi praw do programu i nie uprawnia do dalszego korzystania z płatnych funkcji.

Użytkownik powinien samodzielnie zabezpieczyć swoje dane przed odinstalowaniem aplikacji lub zmianą komputera.

Zmiany warunków

Warunki licencji mogą być aktualizowane, w szczególności w związku ze zmianami produktu, przepisów, KSeF, modelu licencyjnego, sposobu dystrybucji lub wymagań technicznych.

Aktualna wersja warunków będzie dostępna na stronie ksefakt.pl lub w aplikacji.

Prawo właściwe

Do warunków licencji stosuje się prawo polskie.

Checkboxy w instalatorze i przy aktywacji

Przy instalacji lub pierwszym uruchomieniu aplikacji użytkownik akceptuje następujące oświadczenia:

1. Akceptacja Warunków licencji:

Akceptuję Warunki licencji KSeFakt i rozumiem, że aplikacja jest narzędziem wspierającym obsługę faktur i KSeF, ale nie zastępuje księgowej, doradcy podatkowego ani prawnika.

2. Oświadczenie o statusie przedsiębiorcy (B2B-only):

Oświadczam, że nabywam licencję KSeFakt w związku z prowadzoną przeze mnie działalnością gospodarczą lub zawodową, a zakup ma dla mnie charakter zawodowy. Potwierdzam prawdziwość podanych danych przedsiębiorcy (firma, NIP).

Załącznik A — Minimalne zasady bezpiecznej pracy z KSeFakt

Załącznik ma charakter informacyjny i porządkujący; jego treść nie ogranicza ani nie modyfikuje pozostałych postanowień Warunków licencji.

1. Przed wysłaniem dokumentu do KSeF — sprawdź dane nabywcy (firma, NIP, adres), kwoty, stawki VAT, daty, walutę, numerację, oznaczenia procedur (np. GTU, MPP, FP) oraz zgodność z dokumentem źródłowym. Po wysłaniu faktury do KSeF dokument staje się elementem rejestru państwowego i jego korekta wymaga osobnej procedury.

2. Przed użyciem wyniku OCR / importu — porównaj odczytane dane z dokumentem źródłowym (kwoty brutto/netto/VAT, numer rachunku, numer faktury, termin płatności). OCR i importy mają charakter pomocniczy — błędne zaczytanie danych zdarza się i jest skutkiem działania algorytmu, nie wadą aplikacji.

3. Przed generowaniem i wysyłką JPK / raportów — wykonaj zestawienia kontrolne (np. rejestr sprzedaży vs. JPK), zweryfikuj brakujące pozycje, dokumenty w buforze, korekty oraz dokumenty oczekujące na akceptację. Wysyłka JPK z błędami rodzi konsekwencje wobec organu podatkowego.

4. Środowisko pracy — używaj wspieranej wersji systemu Windows z aktualnymi łatkami bezpieczeństwa, aktywnego oprogramowania antywirusowego oraz konta z minimalnymi uprawnieniami koniecznymi do pracy. Unikaj instalacji aplikacji w środowiskach współdzielonych z osobami nieuprawnionymi.

5. Kopie zapasowe — wykonuj kopie codziennie w okresie aktywnego fakturowania, przechowuj je na nośniku odrębnym od komputera roboczego, szyfruj kopie zawierające dane finansowe i osobowe, okresowo testuj odtworzenie — kopia nieprzetestowana nie jest kopią.

6. Certyfikaty i klucze uwierzytelniające KSeF — przechowuj w bezpiecznym miejscu (sejf, menedżer haseł, sprzętowy token), nie wysyłaj zwykłą pocztą e-mail, nie udostępniaj zespołowi wsparcia KSeFakt (wsparcie nigdy o nie nie prosi), niezwłocznie odwołuj uprawnienia osób, które przestały być upoważnione.

7. Aktualizacje — instaluj aktualizacje KSeFakt na bieżąco; zawierają one poprawki błędów, zmiany wymuszone przez KSeF/MF oraz łatki bezpieczeństwa. Praca na nieaktualnej wersji może powodować błędy w komunikacji z KSeF oraz pozostawiać niezałatane podatności.

8. Dopasowanie płatności i kojarzenie dokumentów — automatyczne propozycje rozliczeń (płatność ↔ faktura, korekta ↔ oryginał, paragon ↔ faktura) zatwierdzaj świadomie. Błędne dopasowanie wpływa na rozliczenia, salda kontrahentów i sprawozdawczość.

9. Dostęp pracowników — nadawaj pracownikom konta i uprawnienia w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków (zasada minimalnych uprawnień). Niezwłocznie odbieraj dostęp po zakończeniu współpracy. Nie udostępniaj jednego konta wielu osobom.

10. Minimum danych przy kontakcie ze wsparciem — przekazując zrzuty ekranu, logi lub fragmenty bazy do zespołu wsparcia, anonimizuj lub pseudonimizuj dane osobowe i finansowe wykraczające poza zakres zgłoszenia. Nigdy nie przekazuj certyfikatów, kluczy prywatnych, haseł ani innych danych uwierzytelniających.