Faktura zaliczkowa w KSeF 2026 — jak ją wystawić i rozliczyć
Faktura zaliczkowa w KSeF działa tak samo jak każda inna ustrukturyzowana faktura: idzie do Krajowego Systemu e-Faktur, dostaje numer KSeF i trafia do JPK_V7M. Zmienia się za to logika rozliczenia — bo zaliczka i faktura końcowa muszą się zazębić, a VAT może być wykazany tylko raz.
Kiedy wystawiasz fakturę zaliczkową
Fakturę zaliczkową wystawiasz wtedy, gdy otrzymujesz całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Termin: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki.
Co musi się znaleźć na fakturze zaliczkowej
- Data otrzymania zaliczki (NIE data wystawienia).
- Kwota zaliczki brutto + rozbicie netto / VAT / stawka.
- Opis przedmiotu zamówienia (do czego zaliczka).
- Numer zamówienia lub umowy — żeby później powiązać z końcową.
Czego NIE wystawiasz
- Zaliczki na WDT (dostawa wewnątrzwspólnotowa) — tu faktura zaliczkowa nie jest wymagana.
- Zaliczki na media (energia, gaz, woda) — rozliczane na zasadach okresowych.
- Zaliczki niewielkie, gdy ustaliłeś z klientem inne zasady płatności (skonsultuj z księgową).
Jak zaliczka wygląda w strukturze FA(3)
W schemacie FA(3) faktura zaliczkowa to ten sam typ RodzajFaktury = ZAL. Wpisujesz tam pełną kwotę otrzymanej zaliczki — nie wartość całego zamówienia. Numer KSeF dostajesz natychmiast po wysyłce, tak samo jak przy każdej innej fakturze.
Najczęstszy błąd to wpisanie wartości całego zamówienia zamiast wartości zaliczki. KSeF nie wykryje tego automatycznie — bo formalnie XML jest poprawny — ale pojawi się problem na fakturze końcowej, gdy będziesz musiał odjąć zaliczki przekraczające wartość transakcji.
Faktura końcowa po zaliczce — żeby VAT nie był podwójny
Po dostawie lub wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową. W niej podajesz całkowitą wartość transakcji i odejmujesz wszystkie wcześniej wystawione faktury zaliczkowe.
Przykład
Zamówienie 10 000 zł netto. Zaliczka 1: 3 000 zł netto (FZ-001). Zaliczka 2: 2 000 zł netto (FZ-002). Faktura końcowa: wartość zamówienia 10 000 zł netto, ale do zapłaty zostaje 5 000 zł netto — bo 5 000 zł zostało już zafakturowane w zaliczkach.
Pole „Zaliczka rozliczona”
W XML FA(3) faktura końcowa zawiera blok z listą rozliczanych zaliczek (numer KSeF każdej faktury zaliczkowej). Dzięki temu KSeF wie, że VAT za te kwoty był już raz zaraportowany — i nie liczysz go drugi raz.
Praktyczne wskazówki
- Zaliczka 100%. Jeśli zaliczka pokrywa całą wartość zamówienia, faktura końcowa nie jest obowiązkowa (chyba że klient o nią poprosi).
- Zwrot zaliczki. Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku i zwracasz zaliczkę, wystawiasz fakturę korygującą do faktury zaliczkowej (KOR).
- Numer KSeF zaliczki w końcowej. Każda zaliczka musi być powołana po numerze KSeF — nie po Twoim numerze własnym.
- Termin wysyłki do KSeF. Fakturę zaliczkową wysyłasz do KSeF w tym samym terminie, co zwykłą: do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.
- Tryb offline. Jeśli wystawiasz w trybie offline, masz 24 godziny na wysyłkę do KSeF (lub do końca następnego dnia roboczego przy awarii). Po wysyłce numer KSeF nadawany jest wstecznie.
Program KSeFakt obsługuje zarówno faktury zaliczkowe, jak i końcowe z automatycznym wiązaniem numerów KSeF. Zobacz też jak wygląda faktura w KSeF i od czego zacząć z KSeF 2026.
Powiadomimy Cię, kiedy będzie można pobrać KSeFakt.
Bez spamu, bez „opiekuna klienta”. Dostaniesz mail z linkiem do pobrania i ceną pre-launch. Planowany launch wersji 1.0: ok. IV kwartału 2026 r.* * Termin ma charakter orientacyjny i może ulec zmianie w zależności od przebiegu prac oraz okoliczności niezależnych od stron. Kupujący pre-launch dostają szybszy dostęp do wersji testowych przed publicznym startem.