KSeF a ulga na złe długi VAT — co się zmienia od 2026

Opublikowano: 5 lutego, 2026

Ulga na złe długi VAT po wejściu KSeF działa na tych samych zasadach — termin 90 dni od upływu daty płatności bez zmian — ale numer KSeF staje się kluczowym dowodem w procesie weryfikacji przeterminowania. Sprawdź, jak korzystać z ulgi, jak wykazać ją w JPK_V7M(3) i co zmienia KSeF dla dłużnika i wierzyciela.

Czym jest ulga na złe długi VAT i jak działa po 2026

Ulga na złe długi VAT (art. 89a i 89b ustawy o VAT) pozwala wierzycielowi — wystawcy nieopłaconej faktury — na pomniejszenie VAT należnego o kwotę VAT z tej faktury, jeżeli od terminu płatności minęło 90 dni i płatność wciąż nie nadeszła. Z kolei dłużnik — nabywca, który odliczył VAT naliczony, ale nie zapłacił — musi po tym samym terminie powiększyć VAT należny lub zmniejszyć VAT naliczony.

Mechanizm ten chroni przedsiębiorców przed efektywnym finansowaniem podatku VAT z własnej kieszeni za niezapłacone faktury. W Polsce jest to istotny instrument, bo sprzedawca odprowadza VAT do urzędu w momencie wystawienia faktury — niezależnie od tego, czy klient zapłacił.

Warunki skorzystania z ulgi na złe długi w 2026 roku:

• od upływu terminu płatności wskazanego na fakturze minęło 90 dni,
• faktura była wystawiona na rzecz czynnego podatnika VAT (dłużnik musi być w rejestrze VAT),
• wierzytelność nie jest przedawniona (ogólny termin przedawnienia to 3 lata, ale z wyjątkami),
• dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego ani likwidacji,
• od daty wystawienia faktury do końca roku rozliczeniowego nie minęły więcej niż 3 lata.

Jak KSeF zmienia dokumentowanie ulgi na złe długi

Przed KSeF wierzyciel musiał szczegółowo dokumentować, że faktura istnieje, nabywca ją otrzymał i upłynął termin płatności. System elektronicznych faktur znacznie upraszcza ten proces:

• Numer KSeF faktury jest niepodważalnym dowodem jej wystawienia i dostarczenia do systemu — organ podatkowy może zweryfikować fakturę bezpośrednio w bazie MF bez żądania dodatkowych dokumentów od podatnika.
• Data nadania numeru KSeF to data skutecznego wystawienia faktury — nie ma wątpliwości co do momentu powstania wierzytelności ani co do daty, od której liczyć 90 dni (chyba że termin płatności jest późniejszy niż data wystawienia).
• Nabywca, który pobrał fakturę z KSeF (system loguje dostęp), nie może twierdzić, że jej nie otrzymał — eliminuje to jedną z głównych linii obrony dłużnika przy sporach o ulgę na złe długi.
• Urząd skarbowy może automatycznie krzyżować dane: wierzyciel pomniejszył VAT z faktury X (numer KSeF Y), a dłużnik powinien wykazać korektę dla tej samej faktury — rozbieżność jest widoczna w systemie analitycznym MF natychmiast.

Jak wykazać ulgę na złe długi w JPK_V7M(3) — szczegółowy opis

Nowa struktura JPK_V7M(3) obowiązująca od 2026 roku zawiera dedykowane pola dla ulgi na złe długi. Poniżej szczegóły dla wierzyciela i dłużnika:

Wierzyciel (sprzedawca) — pomniejsza VAT

Wierzyciel korzystający z ulgi wykazuje w JPK_V7M(3) za miesiąc skorzystania z ulgi:

• W deklaracji: pomniejszenie podstawy opodatkowania w polu P_44 i kwoty VAT należnego w polu P_45,
• W ewidencji sprzedaży: numer KSeF faktury, której dotyczy ulga, z odpowiednim oznaczeniem (korekta VAT z tytułu ulgi na złe długi),
• Datę upływu 90 dni od terminu płatności (podstawa do skorzystania z ulgi).

Dłużnik (nabywca) — koryguje VAT naliczony

Dłużnik zobowiązany do korekty wykazuje w JPK_V7M(3):

• W deklaracji: powiększenie VAT należnego lub pomniejszenie VAT naliczonego,
• Numer KSeF faktury, do której stosuje korektę,
• Fakt, że 90 dni od terminu płatności upłynęło bez uregulowania należności.

Szczegółowe pola dla numeru KSeF w JPK_V7M(3) opisuje artykuł o numerze KSeF w JPK_V7M.

Procedura krok po kroku — jak skorzystać z ulgi w 2026

• Krok 1 — Upewnij się, że minęło 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze. Liczymy od dnia następnego po terminie płatności, nie od daty wystawienia faktury. Jeśli faktura ma termin płatności 15 marca 2026, 90 dni upływa 13 czerwca 2026.
• Krok 2 — Sprawdź status dłużnika w Wykazie Podatników VAT (biała lista MF). Dłużnik musi być czynnym podatnikiem VAT na dzień, w którym korzystasz z ulgi. Sprawdzenie jest bezpłatne i zajmuje sekundy na stronie podatki.gov.pl.
• Krok 3 — Zidentyfikuj numer KSeF faktury, której dotyczy ulga. Pobierz numer z systemu, z UPO lub z historii faktur w programie.
• Krok 4 — Pomniejsz VAT należny w deklaracji JPK_V7M za miesiąc, w którym korzystasz z ulgi. Rozliczasz ulgę w bieżącym miesiącu — nie cofasz się do miesiąca wystawienia faktury.
• Krok 5 — Wykaż w ewidencji JPK fakturę z numerem KSeF i odpowiednim oznaczeniem korekty.
• Krok 6 — Poinformuj dłużnika — choć przepisy nie wymagają formalnego powiadomienia, dobrą praktyką jest poinformowanie nabywcy, że skorzystałeś z ulgi. Nabywca ma obowiązek korekty po swojej stronie — niezależnie od tego czy go poinformujesz, ale informacja przyspiesza jego reakcję i może zapobiec późniejszemu wezwaniu przez urząd.
• Krok 7 — Zachowaj dokumentację: wydruk z KSeF z numerem faktury i datą, wyciąg bankowy lub historię konta potwierdzającą brak płatności, wydruk z białej listy VAT potwierdzający status dłużnika.

Termin 90 dni — jak liczyć prawidłowo w różnych sytuacjach

Co zmienia się dla dłużnika — automatyczny obowiązek korekty VAT

Dłużnik (nabywca, który odliczył VAT z faktury, ale nie zapłacił) musi po upływie 90 dni od terminu płatności samodzielnie skorygować odliczone VAT — bez czekania na wezwanie od wierzyciela ani od urzędu skarbowego. Obowiązek korekty po stronie dłużnika jest automatyczny.

W nowym JPK_V7M(3) dłużnik wykazuje korektę z numerem KSeF faktury. Urząd ma teraz narzędzie do natychmiastowego krzyżowania danych: jeśli wierzyciel skorzystał z ulgi (wykazał pomniejszenie VAT), a dłużnik nie wykazał korekty — rozbieżność jest widoczna w systemie. Wcześniej takie kontrole krzyżowe wymagały ręcznej pracy urzędników, teraz są automatyczne.

Praktyczna rada dla dłużników: jeśli wiesz, że przekroczysz 90-dniowy termin bez zapłaty, wykaż korektę VAT wyprzedzająco w JPK za miesiąc, w którym upłynęło 90 dni. Unikniesz w ten sposób sytuacji, gdy urząd wzywa Cię do wyjaśnień na podstawie automatycznej kontroli krzyżowej.

Cofnięcie ulgi — gdy dłużnik w końcu zapłaci

Jeśli po skorzystaniu z ulgi na złe długi dłużnik jednak ureguluje należność (nawet rok po zastosowaniu ulgi), wierzyciel musi cofnąć ulgę:

• Powiększa VAT należny w JPK_V7M za miesiąc, w którym otrzymał płatność,
• Wykazuje przywrócenie VAT z odpowiednim numerem KSeF faktury.

Dłużnik z kolei może ponownie odliczyć VAT naliczony z tej faktury w miesiącu, w którym dokonał zapłaty. Cofnięcie ulgi nie jest karane — jest normalną procedurą przewidzianą przez przepisy dla sytuacji, gdy dług zostaje spłacony po czasie.

Ulga na złe długi a faktura offline — szczególne przypadki

Jeśli faktura była wystawiona w trybie offline24 lub podczas awarii KSeF i początkowo trafiła do JPK z kodem OFF (bez numeru KSeF), a następnie po wysyłce do systemu uzyskała numer KSeF — kwestia daty wystawienia dla celów ulgi na złe długi liczona jest od daty wystawienia faktury (data na dokumencie), a nie od daty nadania numeru KSeF. Upewnij się, że data wystawienia i data terminu płatności na fakturze są prawidłowe — to one wyznaczają termin 90 dni.

FAQ — najczęstsze pytania o ulgę na złe długi i KSeF

Czy mogę skorzystać z ulgi, jeśli faktura była wystawiona poza KSeF (tryb offline)?

Tak — faktura wystawiona w trybie offline, która następnie trafiła do KSeF z numerem KSeF, podlega tym samym zasadom ulgi. Jeżeli faktura nie trafiła jeszcze do KSeF i nie ma numeru KSeF (np. z powodu awarii), dokumentujesz wierzytelność innymi środkami dowodowymi (własny numer faktury, potwierdzenie wysyłki do nabywcy). Skonsultuj z doradcą podatkowym.

Czy powinienem wystawiać korektę do faktury gdy korzystam z ulgi?

Nie — ulga na złe długi nie wymaga wystawiania korekty faktury. Korekta VAT odbywa się wyłącznie w deklaracji (JPK_V7M), bez zmiany treści samej faktury w KSeF. Faktura pozostaje niezmieniona w systemie MF.

Co jeśli dłużnik zapłaci po skorzystaniu przeze mnie z ulgi?

Musisz cofnąć ulgę — powiększyć VAT należny w JPK za miesiąc, w którym otrzymałeś płatność. Dłużnik z kolei może ponownie odliczyć VAT naliczony w tym samym miesiącu.

Czy ulga na złe długi dotyczy faktur B2C?

Nie — ulga na złe długi VAT (art. 89a) dotyczy wyłącznie wierzytelności wobec podatników VAT czynnych. Faktury B2C wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie kwalifikują się do ulgi na złe długi VAT.

Czy mogę skorzystać z ulgi przy fakturze w walucie obcej (np. EUR)?

Tak — ulga dotyczy kwoty VAT wykazanej na fakturze, przeliczonej na PLN według kursu NBP zastosowanego przy wystawieniu faktury. Skorzystanie z ulgi zmniejsza VAT należny w PLN o kwotę wykazaną w JPK_V7M dla tej faktury.

Co dalej

Jeśli szukasz programu, który automatycznie monitoruje przeterminowane faktury, sygnalizuje przekroczenie 90 dni od terminu płatności i pomaga wykazać ulgę na złe długi w JPK_V7M — sprawdź cennik KSeFakt albo listę funkcji. Dołącz do listy oczekujących i pilnuj płatności bez ręcznego sprawdzania kalendarza.