KSeF dla samozatrudnionego i jednoosobowej działalności — co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi obowiązkowo dla większości firm w 2026 r. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) i samozatrudnionych zmiana jest realna — nawet jeśli wystawiasz 5 faktur miesięcznie. W tym artykule pokazujemy, co konkretnie się zmienia i jak się przygotować.
Kiedy KSeF obowiązuje dla JDG
Harmonogram KSeF wygląda dziś tak: 1 lutego 2026 — wielcy podatnicy (przychód powyżej 200 mln zł rocznie). 1 kwietnia 2026 — pozostali czynni podatnicy VAT (większość JDG). 1 stycznia 2027 — wszyscy, w tym zwolnieni z VAT i pozostali podatnicy.
Jesteś czynnym podatnikiem VAT?
Większość JDG, która wystawia faktury VAT, jest czynnym podatnikiem. Obowiązek KSeF dotyczy Cię od 1 kwietnia 2026. Od tego dnia każdą fakturę B2B musisz wystawić w KSeF.
Jesteś zwolniony z VAT?
Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (do 200 tys. zł przychodu) lub przedmiotowego, masz czas do 1 stycznia 2027. Warto się jednak przygotować wcześniej, bo system jest już dostępny w trybie dobrowolnym.
Co z fakturami dla osób prywatnych (B2C)
Faktury dla konsumentów (osób prywatnych nieprowadzących działalności) NIE idą do KSeF. Wystawiasz je tak jak dotąd — w PDF lub na papierze, na żądanie klienta.
Jeśli Twoja firma działa głównie z konsumentami (kawiarnia, fryzjer, masaż, korepetycje), KSeF dotknie Cię tylko w tych przypadkach, gdy fakturujesz inną firmę — np. usługi cateringowe dla biura. Mimo to musisz mieć system gotowy na taki przypadek.
Faktura uproszczona (paragon z NIP do 450 zł brutto) też nie idzie do KSeF. Zostaje w dotychczasowym obiegu.
Jak się przygotować w 3 krokach
Sprawdź obecny obieg faktur
Czym dziś wystawiasz: Word, Excel, online, program biurowy? Czy faktury wracają do Ciebie w PDF czy papierze? Ile masz faktur miesięcznie? Te dane pomogą wybrać narzędzie odpowiedniej skali.
Wybierz program z KSeF
Dla JDG wystarczy prosty program desktopowy lub web z integracją KSeF, GUS i JPK_V7M. Patrz na 9 cech, których szukać. Nie potrzebujesz drogiego ERP-a.
Przetestuj na produkcyjnym KSeF
KSeF ma środowisko testowe i produkcyjne. Zacznij od jednej faktury miesięcznie wysłanej do produkcji — dostaniesz numer KSeF, sprawdzisz UPO. Tak nauczysz się zanim system stanie się obowiązkowy.
Czego pytają samozatrudnieni
Czy muszę mieć podpis elektroniczny lub profil zaufany do KSeF?
Czy muszę kupować nowy komputer lub drogi sprzęt?
Co jeśli pomylę się w fakturze wysłanej do KSeF?
Czy mogę dalej wystawiać faktury w Wordzie i skanować do KSeF?
Jeśli jesteś samozatrudniony i chcesz prostego, taniego rozwiązania — KSeFakt zaprojektowaliśmy właśnie dla Ciebie. Zobacz funkcje i cennik. Najnowsze tematy: od czego zacząć, kary za brak KSeF.
Powiadomimy Cię, kiedy będzie można pobrać KSeFakt.
Bez spamu, bez „opiekuna klienta”. Dostaniesz mail z linkiem do pobrania i ceną pre-launch. Planowany launch wersji 1.0: ok. IV kwartału 2026 r.* * Termin ma charakter orientacyjny i może ulec zmianie w zależności od przebiegu prac oraz okoliczności niezależnych od stron. Kupujący pre-launch dostają szybszy dostęp do wersji testowych przed publicznym startem.