Tryby offline KSeF to cztery różne sytuacje: offline24 (Ty nie masz internetu), offline (awaria po stronie MF), awaria 7-dniowa i awaria całkowita bez QR. Sprawdź który tryb kiedy stosować, jakie kody QR umieścić na fakturze i jak w każdym przypadku dotrzeć z dokumentem do systemu MF.
Dlaczego KSeF ma tryby offline i kiedy wchodzą w życie
Krajowy System e-Faktur opiera się na ciągłym połączeniu z serwerami MF — faktura jest wysyłana do KSeF w czasie rzeczywistym i dopiero po jej przyjęciu (i nadaniu numeru KSeF) jest prawnie wystawiona. W praktyce jednak nie zawsze jest to możliwe: przedsiębiorca może być w terenie bez zasięgu, a serwery MF mogą ulec awarii. Ustawodawca przewidział to i wprowadził cztery tryby operacyjne dla sytuacji bez ciągłego połączenia.
Tryby offline nie są „wyjątkiem od zasad” — są częścią specyfikacji KSeF. Każdy tryb ma precyzyjnie określone warunki stosowania, wymagania dla wizualizacji faktury i terminy dostarczenia dokumentu do systemu. Ignorowanie tych różnic może skutkować błędami w JPK_V7M lub zakwestionowaniem ważności faktury przez urząd skarbowy.
Tryb 1 — Offline24 (brak internetu po stronie podatnika)
Kiedy stosować: Gdy Ty lub Twój program nie macie dostępu do internetu w momencie wystawiania faktury — np. jesteś w terenie na budowie, w obszarze bez zasięgu, za granicą z odciętą transmisją danych, lub masz awarię sieci w biurze.
Jak działa:
- Program wystawia fakturę lokalnie — plik XML FA(3) jest zapisywany na urządzeniu, ale nie jest wysyłany do KSeF.
- Faktura nie ma jeszcze numeru KSeF — dostaje go dopiero po wysyłce do systemu.
- Na wizualizacji faktury (PDF lub wydruk) musisz umieścić kod QR z danymi faktury i linkiem do qr.ksef.mf.gov.pl — nabywca może nim zweryfikować dokument po jego późniejszym przyjęciu przez KSeF.
- Termin wysyłki do KSeF: program musi automatycznie wysłać fakturę do KSeF w ciągu 24 godzin od momentu wystawienia (stąd nazwa „offline24”). Jeśli połączenie z internetem zostanie przywrócone w ciągu 24h, faktura trafi do KSeF i uzyska numer KSeF.
Co grozi przy przekroczeniu 24h: faktura wystawiona w trybie offline24 i nieprzesłana do KSeF w ciągu 24h może być traktowana jako faktura wystawiona z naruszeniem przepisów. Program powinien pilnować tego terminu i wysyłać alerty gdy termin jest zagrożony.
Do trybu offline24 niezbędny jest certyfikat KSeF zainstalowany w programie — token nie wystarcza. Więcej o certyfikacie w artykule o certyfikacie KSeF.
Tryb 2 — Offline (awaria KSeF po stronie MF)
Kiedy stosować: Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię systemu KSeF — serwery MF są niedostępne z powodów technicznych leżących po stronie MF, nie po stronie podatnika.
Jak działa:
- MF ogłasza awarię na oficjalnych kanałach komunikacji (strona ksef.podatki.gov.pl, Twitter/X MF, komunikat w Aplikacji Podatnika MF).
- Podatnik wystawia faktury lokalnie — tak jak w trybie offline24, ale termin wysyłki do KSeF liczy się od momentu zakończenia awarii (nie od wystawienia faktury).
- Na wizualizacji wymagany jest kod QR.
- Termin wysyłki: do 7 dni od ogłoszenia przez MF zakończenia awarii (lub wcześniej, gdy tylko system wróci do pracy).
Tryb 3 — Awaria 7-dniowa (specjalne tryby awaryjne)
Kiedy stosować: Gdy awaria KSeF trwa powyżej 24 godzin i MF wprowadza specjalny tryb awaryjny z rozszerzonym protokołem.
Jak działa:
- Przepisy przewidują specjalne procedury dla przedłużonych awarii — podatnik ma 7 dni od zakończenia awarii na przesłanie faktur wystawionych w tym trybie.
- Wymogi dotyczące wizualizacji i kodu QR pozostają takie same jak w trybie awaryjnym.
- Faktury wystawione podczas awarii trafiają do KSeF „retroaktywnie” — system je przyjmuje i nadaje numery KSeF.
Tryb 4 — Awaria całkowita (bez kodu QR)
Kiedy stosować: W sytuacji nadzwyczajnej, gdy awaria jest tak rozległa, że MF zwolni podatników z obowiązku umieszczania kodu QR na fakturach. MF ogłosi ten tryb specjalnym komunikatem.
Jak działa:
- Faktury wystawiane bez kodu QR — wystarczą standardowe dane faktury bez elementu weryfikacyjnego.
- Termin wysyłki do KSeF określony przez MF w komunikacie o awarii.
- Ten tryb jest scenariuszem awaryjnym „ostatniej instancji” — stosowany rzadko przy katastrofach infrastrukturalnych.
Tabela porównawcza trybów offline KSeF
| Tryb | Przyczyna | Kod QR? | Termin do KSeF | Kto ogłasza? |
|---|---|---|---|---|
| Offline24 | Brak internetu po stronie podatnika | Tak — obowiązkowo | 24 godziny od wystawienia | Nie wymaga ogłoszenia — Twoja decyzja |
| Offline (awaria MF) | Awaria serwerów KSeF po stronie MF | Tak — obowiązkowo | 7 dni od zakończenia awarii | MF ogłasza na ksef.podatki.gov.pl |
| Awaria 7-dniowa | Przedłużona awaria MF (specjalne procedury) | Tak — obowiązkowo | 7 dni od zakończenia awarii | MF ogłasza specjalny tryb |
| Awaria całkowita | Katastrofalna awaria (rzadka) | Nie wymagany | Zgodnie z komunikatem MF | MF ogłasza specjalny komunikat |
Kod QR na fakturze offline — minimalne wymagania
Kod QR na fakturze wystawionej w trybie offline (tryby 1–3) musi zawierać:
- Link do weryfikacji:
https://qr.ksef.mf.gov.pl/ - NIP wystawcy
- Numer własny faktury (NrFa z FA(3))
- Data wystawienia (YYYY-MM-DD)
- Wartość brutto faktury
Program do fakturowania generuje kod QR automatycznie przy każdej fakturze offline. Nabywca, który otrzyma wizualizację z kodem QR, może go zeskanować telefonem i zweryfikować fakturę na qr.ksef.mf.gov.pl po tym jak faktura zostanie wgrana do KSeF. Więcej o weryfikacji przez qr.ksef.mf.gov.pl opisuje artykuł o anonimowym dostępie KSeF.
Kod OFF w JPK_V7M — jak ewidencjonować faktury offline
Faktura wystawiona w trybie offline, która nie ma jeszcze numeru KSeF, otrzymuje kod zastępczy OFF w polu NrKSeF w JPK_V7M(3). Po wysłaniu faktury do KSeF i uzyskaniu numeru KSeF, powinieneś złożyć korektę JPK za poprzedni miesiąc, w którym wpisałeś OFF, zamieniając go na faktyczny numer KSeF. Szczegóły w artykule o numerze KSeF w JPK_V7M.
FAQ — najczęstsze pytania o tryb offline KSeF
Czy mogę używać trybu offline24 „po prostu dlatego że wolę” — bez prawdziwego braku internetu?
Technicznie program nie weryfikuje przyczyny braku połączenia. Jednak tryb offline24 jest przeznaczony dla sytuacji braku dostępu do internetu — używanie go bez uzasadnienia (gdy internet jest dostępny) może budzić pytania organu podatkowego. Rekomendacja: jeśli masz dostęp do internetu, wysyłaj faktury online w czasie rzeczywistym.
Jak sprawdzić, czy MF ogłosiło awarię KSeF?
Sprawdź stronę ksef.podatki.gov.pl, profil Ministerstwa Finansów na X (dawny Twitter) lub kanał komunikatów w Aplikacji Podatnika MF. Dobry program do faktur powinien monitorować status API KSeF i automatycznie przełączać się w tryb offline gdy serwery są niedostępne — bez Twojego ręcznego działania.
Co jeśli awaria KSeF trwała przez weekend i mam faktury z piątku?
Faktury wystawione podczas awarii trafiają do KSeF po jej zakończeniu — masz na to 7 dni (tryb awaryjny). Faktury z piątku wysyłasz jak tylko KSeF wróci do pracy po weekendzie, o ile mieszczysz się w 7-dniowym terminie. Program powinien mieć kolejkę faktur oczekujących na wysyłkę i automatycznie przesyłać je po powrocie systemu.
Co dalej
Jeśli chcesz, żeby Twój program automatycznie przełączał się między trybem online a offline24, generował kody QR i monitorował terminy wysyłki do KSeF — sprawdź cennik KSeFakt albo listę funkcji. Dołącz do listy oczekujących i wystawiaj faktury nawet bez internetu.