Ten regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego ksefakt.pl, w tym strony informacyjnej, formularzy kontaktowych, informatora/newslettera oraz, po uruchomieniu sprzedaży, sklepu internetowego opartego o WooCommerce.

§ 1. Operator serwisu

Operatorem serwisu jest Ranjil Systems (dalej: „Operator”, „Sprzedawca”).

Kontakt:

• e-mail: kontakt@ksefakt.pl
• sprawy prywatności: iod@ksefakt.pl

Przed uruchomieniem sklepu regulamin zostanie uzupełniony o szczegóły obsługi zamówień, płatności i dokumentów sprzedaży.

§ 2. Charakter serwisu

Serwis ksefakt.pl służy do prezentacji produktu KSeFakt, informowania o jego rozwoju, zbierania zainteresowania produktem, obsługi kontaktu oraz prowadzenia informatora dla osób i firm zainteresowanych aplikacją.

W kolejnym etapie serwis może obsługiwać sprzedaż licencji KSeFakt przez sklep WooCommerce, płatności online, wystawianie dokumentów sprzedaży, przekazywanie kluczy licencyjnych oraz obsługę klienta.

§ 3. Krąg odbiorców — sprzedaż B2B

KSeFakt jest aplikacją do wystawiania faktur VAT i komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) — narzędziem dla przedsiębiorców. Z tego powodu oferta i sprzedaż licencji KSeFakt są kierowane wyłącznie do przedsiębiorców w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego.

Serwis nie jest przeznaczony dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą nabycie licencji jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy zakup ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i charakter zawodowy.

Klauzula ratunkowa. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień przysługujących konsumentowi oraz osobie fizycznej, o której mowa w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, jeżeli wbrew niniejszemu Regulaminowi doszłoby do zawarcia umowy z taką osobą.

§ 4. Moment zawarcia umowy i weryfikacja statusu Kupującego

Złożenie zamowienia i opłacenie przez Kupującego stanowi ofertę zawarcia umowy, a nie automatyczne zawarcie umowy. Umowa zostaje zawarta dopiero z chwilą przesłania przez Sprzedawcę wiadomości e-mail o przyjęciu zamówienia do realizacji po pozytywnej weryfikacji statusu Kupującego jako przedsiębiorcy.

Weryfikacja obejmuje co najmniej:

• poprawność podanego numeru NIP w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa KAS („biała lista”) lub w wykazie podatników zwolnionych z VAT,
• istnienie wpisu w CEIDG (dla osób fizycznych prowadzących działalność) lub w KRS (dla spółek),
• spojność danych identyfikacyjnych (firma, adres) z danymi rejestrowymi.

Aktywacja licencji KSeFakt następuje dopiero po zawarciu umowy — do czasu pozytywnej weryfikacji klucz licencyjny nie jest wydawany.

§ 5. Odmowa przyjęcia zamówienia

Sprzedawca może odmówić przyjęcia zamowienia do realizacji albo wstrzymać jego przyjęcie do czasu wyjaśnienia wątpliwości, jeżeli:

• wymagane dane identyfikacyjne (firma, NIP) nie zostały podane lub są niepełne;
• NIP nie przechodzi weryfikacji w wykazie KAS;
• brak jest wpisu w CEIDG lub KRS;
• zachodzi uzasadniona wątpliwość, czy Kupujący działa jako przedsiębiorca w ramach zakupu o charakterze zawodowym;
• Kupujący nie przedstawi dokumentów lub wyjaśnień wymaganych do weryfikacji w wyznaczonym terminie.

W przypadku odmowy przyjęcia zamówienia Sprzedawca zwraca uiszczone środki w terminie 14 dni na rachunek, z którego nastąpiła płatność. Odmowa nie stanowi naruszenia Umowy przez Sprzedawcę — do zawarcia Umowy nie doszło (zob. „Moment zawarcia umowy” powyżej).

§ 6. Informator/newsletter

Użytkownik może dobrowolnie zapisać się do informatora/newslettera, aby otrzymywać informacje o:

• starcie głównej wersji KSeFakt,
• testach i dostępności aplikacji,
• aktualizacjach produktu,
• nowych funkcjach,
• cenniku i warunkach zakupu,
• materiałach pomocnych przy wdrożeniu KSeF.

Do zapisu wymagany jest adres e-mail oraz — ze względu na biznesowy charakter aplikacji — nazwa firmy. Formularz może też umożliwiać podanie NIP-u, branży lub typu działalności, jeżeli pomoże to lepiej dopasować komunikację i obsługę zainteresowania produktem.

Z informatora można zrezygnować w każdej chwili, np. przez link rezygnacji w wiadomości albo kontakt na kontakt@ksefakt.pl.

§ 7. Formularze i kontakt

Użytkownik może kontaktować się z operatorem serwisu przez formularze, e-mail lub inne udostępnione kanały. Użytkownik powinien podawać dane prawdziwe i niewprowadzające w błąd.

Operator może odpowiadać na zapytania, zbierać opinie o produkcie, prowadzić korespondencję oraz kontaktować się z użytkownikiem w sprawach związanych z KSeFakt.

§ 8. Sklep WooCommerce

Po uruchomieniu sprzedaży serwis może zawierać sklep internetowy oparty o WooCommerce. Sklep umożliwia zakup licencji KSeFakt, wybór planu, opłacenie zamówienia, otrzymanie potwierdzenia zakupu, faktury lub innego dokumentu sprzedaży oraz klucza licencyjnego.

Sprzedaż w sklepie odbywa się wyłącznie w modelu B2B zgodnie z sekcją „Krąg odbiorców” powyżej. Złożenie zamowienia wymaga podania firmy oraz NIP, a Umowa zostaje zawarta po pozytywnej weryfikacji statusu Kupującego zgodnie z sekcją „Moment zawarcia umowy”.

Do momentu uruchomienia sprzedaży informacje o cenach, funkcjach i dostępności produktu mają charakter informacyjny i mogą ulec zmianie.

§ 9. Wymagania techniczne

Do prawidłowego korzystania z aplikacji KSeFakt Klient powinien dysponować:

• systemem operacyjnym Microsoft Windows 10 lub Windows 11 (wersja 64-bit) z aktualnymi łatkami bezpieczeństwa; wcześniejsze wersje Windows nie są wspierane,
• procesorem klasy x86‑64 (Intel/AMD), minimum 4 GB RAM (rekomendowane 8 GB), wolnym miejscem na dysku co najmniej 2 GB,
• aktywnym połączeniem z internetem (wymagane do walidacji licencji, komunikacji z KSeF, pobierania aktualizacji),
• uprawnieniami administratora na komputerze (lub uprawnieniami zezwalającymi na instalację aplikacji),
• aktualnym oprogramowaniem antywirusowym oraz włączoną zaporą sieciową,
• certyfikatem KSeF (tokenem interfejsowym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną lub profilem zaufanym) lub innymi uprawnieniami niezbędnymi do komunikacji z KSeF,
• przeglądarką internetową z obsługą JavaScript oraz włączonymi cookies — do korzystania ze strony ksefakt.pl, panelu klienta i obsługi płatności online.

Wymagania techniczne mogą zmieniać się wraz z rozwojem aplikacji oraz zmianami wymagań po stronie KSeF i Ministerstwa Finansów. Aktualne wymagania publikowane są na stronie ksefakt.pl.

§ 10. Wersja demo i testy

Sprzedawca może udostępniać wersję demo aplikacji KSeFakt do nieodpłatnego zapoznania się z produktem przed nabyciem licencji.

Wersja demo:

• może posiadać ograniczony zakres funkcji w stosunku do pełnej wersji płatnej,
• może zawierać znaki wodne na generowanych dokumentach (faktury, JPK, raporty) oraz oznaczenia „WERSJA TESTOWA / DEMO",
• przeznaczona jest wyłącznie do celów zapoznawczych i testowych — nie do użytku produkcyjnego, w szczególności nie do wystawiania faktur w obrocie gospodarczym ani wysyłania dokumentów do KSeF na produkcji,
• może być ograniczona czasowo (np. okres próbny), funkcjonalnie (np. limit liczby dokumentów, brak integracji KSeF produkcyjnego) lub w inny sposób — zakres ograniczeń wskazany jest w opisie wersji demo na stronie ksefakt.pl,
• może działać wyłącznie na środowisku testowym KSeF, jeżeli taka opcja zostanie udostępniona przez Ministerstwo Finansów.

Funkcje dostępne w wersji demo nie muszą być w identycznej formie dostępne w wersji płatnej — zakres komercyjny określają EULA, cennik oraz materiały na stronie ksefakt.pl w momencie nabycia licencji.

Sprzedawca nie odpowiada za skutki użycia wersji demo do celów produkcyjnych wbrew jej przeznaczeniu, w szczególności za skutki wysłania dokumentów testowych do produkcji.

§ 11. Płatności

Płatności online mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, np. Tpay lub innego dostawcę wybranego przez operatora serwisu.

Operator płatności odpowiada za techniczną obsługę płatności zgodnie ze swoimi zasadami. Serwis KSeFakt nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

§ 12. Cennik i zmiana cen

Aktualny cennik licencji KSeFakt publikowany jest na stronie ksefakt.pl i obowiązuje w brzmieniu z dnia złożenia zamówienia przez Kupującego.

Licencja KSeFakt udzielana jest na określony okres (zwykle 12 miesięcy). Sprzedawca nie gwarantuje utrzymania ceny licencji w kolejnych okresach — cena licencji odnowieniowej (na kolejne 12 miesięcy) może różnić się od ceny zapłaconej za bieżący okres. Sprzedawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika w szczególności w związku ze wzrostem kosztów utrzymania i rozwoju Oprogramowania, inflacją, zmianami stawek podatkowych lub opłat publicznoprawnych, zmianami przepisów dotyczących KSeF i fakturowania elektronicznego oraz rozwojem funkcjonalności Oprogramowania.

Zapłacona cena za bieżący okres licencji nie tworzy uprawnienia do nabycia kolejnej licencji po tej samej cenie. Zmiana cennika nie ma wpływu na cenę już zakupionej licencji — cena obowiązuje na czas trwania okresu, na który licencja została nabyta.

Szczegółowe zasady cenowe odnowienia licencji, w tym rabat lojalnościowy 50% przy odnowieniu przed datą wygaśnięcia licencji, określa Warunki licencji KSeFakt (EULA).

§ 13. Licencja i dostęp do programu

KSeFakt jest aplikacją desktopową udostępnianą w modelu licencji. Planowany model obejmuje licencję roczną w wariantach Solo i Firma.

Szczegółowe zasady korzystania z aplikacji, aktywacji klucza, ograniczeń licencji, okresu próbnego, aktualizacji, odnowień i wsparcia mogą być opisane w EULA lub regulaminie sprzedaży obowiązującym przy zakupie.

§ 14. Licencja w formule Pre-sale (przedsprzedaż)

W okresie przedsprzedaży, czyli przed dniem udostępnienia wersji 1.0 KSeFakt, sprzedaż licencji odbywa się w formule Pre-sale.

Zakup Licencji w formule Pre-sale uprawnia Klienta, od dnia zawarcia Umowy i opłacenia Zamówienia, do szybszego dostępu do Oprogramowania w postaci instalacji i użytkowania wersji rozwojowych KSeFakt (począwszy od wersji 0.9.8 oraz kolejnych wersji rozwojowych i kandydujących do wydania) udostępnianych przez Sprzedawcę do dnia udostępnienia Klientowi wersji 1.0 Oprogramowania. Szybszy dostęp do Oprogramowania w okresie Pre-sale stanowi sposób wykonania Umowy przez Sprzedawcę w okresie poprzedzającym wydanie wersji 1.0 — nie jest dodatkowym świadczeniem, nagrodą, bonusem ani benefitem na rzecz Klienta i nie podlega odrębnej wycenie.

Okres rocznej Licencji rozpoczyna swój bieg z dniem udostępnienia Klientowi wersji 1.0 Oprogramowania (kanał auto-update lub równoważny kanał dystrybucji udostępniający Klientowi pakiet instalacyjny wersji 1.0) i trwa przez 12 kolejnych miesięcy.

Planowany termin udostępnienia wersji 1.0 Sprzedawca komunikuje na stronie ksefakt.pl oraz w informatorze (newsletterze). Strony zgodnie przyjmują, że wskazany termin ma charakter orientacyjny i nie stanowi terminu sztywnego ani gwarantowanego. Termin może ulec wydłużeniu w przypadku wystąpienia okoliczności wpływających na przebieg realizacji — w szczególności ze względu na konieczność ustabilizowania funkcjonalności, zakończenia testów lub dostosowania Oprogramowania do zmian w przepisach prawa, w tym przepisów o KSeF. Przesunięcie planowanego terminu udostępnienia wersji 1.0 nie stanowi naruszenia Umowy przez Sprzedawcę i nie uprawnia Klienta do odstąpienia od Umowy z tego tytułu, pod warunkiem że w okresie poprzedzającym wydanie wersji 1.0 Sprzedawca zapewnia Klientowi dostęp do aktualnej wersji rozwojowej Oprogramowania zgodnie z postanowieniami powyżej. Pozostają nienaruszone bezwzględnie obowiązujące uprawnienia konsumenckie Klienta będącego konsumentem (zob. „Odstąpienie od umowy" w niniejszym Regulaminie oraz Ustawę o prawach konsumenta).

Ze względu na charakter wersji rozwojowych (oprogramowanie przed pierwszym wydaniem stabilnym) Klient akceptuje, że wersje 0.9.x oraz kolejne wersje rozwojowe i kandydujące do wydania mogą zawierać błędy, ograniczenia funkcjonalne lub niedoskonałości, które będą sukcesywnie usuwane do dnia udostępnienia wersji 1.0. Sprzedawca nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności wykraczającej poza obowiązki wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 15. Google Analytics i cookies

Serwis może korzystać z cookies oraz narzędzi analitycznych, w tym Google Analytics, aby analizować ruch na stronie, źródła wejść, popularność treści i skuteczność komunikacji.

Jeżeli dane narzędzie wymaga zgody użytkownika, zostanie uruchomione dopiero po jej wyrażeniu w banerze cookies lub innym mechanizmie zgody.

Szczegóły dotyczące danych osobowych i cookies opisuje Polityka prywatności.

§ 16. Zasady korzystania z serwisu

Użytkownik powinien korzystać z serwisu zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami i przeznaczeniem strony.

Zabronione jest:

• podawanie cudzych danych bez podstawy prawnej,
• wysyłanie spamu,
• podejmowanie prób naruszenia bezpieczeństwa strony,
• kopiowanie treści serwisu w sposób naruszający prawa autorskie,
• wykorzystywanie serwisu do działań niezgodnych z prawem.

§ 17. Treści w serwisie

Treści publikowane w serwisie mają charakter informacyjny i marketingowy. Nie stanowią porady prawnej, podatkowej ani księgowej.

Informacje o KSeF, funkcjach aplikacji, roadmapie, terminach i cenach mogą być aktualizowane wraz z rozwojem produktu, zmianami przepisów i zmianami technicznymi po stronie systemu KSeF.

§ 18. Własność intelektualna

Nazwa KSeFakt, treści strony, układ graficzny, teksty, elementy identyfikacji wizualnej oraz materiały produktowe są chronione prawem autorskim lub innymi właściwymi przepisami.

Korzystanie z serwisu nie oznacza nabycia praw do marki, kodu, grafik, tekstów ani aplikacji.

§ 19. Wsparcie techniczne — zakres i wyłączenia

Wsparcie techniczne KSeFakt obejmuje pomoc w obsłudze aplikacji w zakresie odpowiadającym wybranemu planowi licencyjnemu, w szczególności: pomoc w aktywacji licencji, wyjaśnienie działania funkcji, przyjmowanie zgłoszeń błędów, informacje o aktualizacjach.

Wsparcie techniczne nie obejmuje w szczególności:

• prowadzenia księgowości Klienta, księgowania dokumentów, weryfikacji prawidłowości zapisów księgowych ani sporządzania deklaracji podatkowych,
• doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego — w tym wyboru stawek VAT, kodów GTU, oznaczeń procedur, klasyfikacji kosztowych, interpretacji przepisów podatkowych ani sporządzania pism do organów podatkowych,
• konfiguracji, naprawy ani serwisu systemu operacyjnego Windows, sterowników, ustawień sieci ani innych elementów systemu operacyjnego,
• konfiguracji, naprawy ani serwisu sprzętu komputerowego Klienta (komputer, drukarka, skaner, czytnik kart, nośniki danych) ani podzespołów sieciowych (router, switch, serwer NAS),
• odtwarzania danych z uszkodzonego nośnika lub z bazy, dla której Klient nie posiada aktualnej, zdatnej do odtworzenia kopii zapasowej (zob. Warunki licencji — sekcja „Kopie zapasowe jako obowiązek użytkownika"),
• usuwania skutków złośliwego oprogramowania (w tym ransomware), wirusów, nieautoryzowanego dostępu ani innych incydentów bezpieczeństwa po stronie infrastruktury Klienta,
• konfiguracji, integracji ani serwisu oprogramowania osób trzecich — w szczególności pakietów biurowych, systemów księgowych, systemów ERP, dodatkowych dodatków/wtyczek niewspieranych przez Sprzedawcę.

Klient może skorzystać z usług podmiotów trzecich (księgowych, doradców podatkowych, serwisów IT) w celu pokrycia obszarów wyłączonych ze wsparcia technicznego KSeFakt — koszty takich usług obciążają Klienta.

§ 20. Reklamacje i kontakt

Uwagi dotyczące działania serwisu można zgłaszać na kontakt@ksefakt.pl.

Po uruchomieniu sprzedaży zasady reklamacji dotyczących zakupu licencji i działania programu zostaną opisane w regulaminie sprzedaży lub EULA.

§ 21. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności dostępna na stronie ksefakt.pl/polityka-prywatnosci.

§ 22. Zmiany regulaminu

Regulamin może być aktualizowany w szczególności z następujących przyczyn:

1. zmiana przepisów prawa — powszechnie obowiązującego, w tym przepisów dotyczących KSeF, fakturowania elektronicznego, ochrony konsumentów, ochrony danych osobowych, prawa podatkowego, prawa autorskiego, e-commerce,
2. zmiana wymagań po stronie KSeF, Ministerstwa Finansów lub innych organów państwowych — wpływających na sposób działania aplikacji lub serwisu,
3. zmiana funkcjonalności aplikacji lub serwisu — dodanie, modyfikacja lub wycofanie funkcji, planów licencyjnych, mechanizmów aktywacji,
4. zmiana modelu świadczenia usług — w szczególności uruchomienie sklepu WooCommerce, płatności online, sprzedaży licencji, panelu klienta, nowych formularzy, informatora, integracji z usługami zewnętrznymi,
5. zmiana dostawców usług zewnętrznych — hostingu, operatora płatności, dostawcy poczty e-mail, narzędzi analitycznych, dostawców certyfikatów,
6. względy bezpieczeństwa — wprowadzenie nowych mechanizmów zabezpieczeń, doprecyzowanie zasad korzystania, przeciwdziałanie nadużyciom,
7. doprecyzowanie postanowień — wyjaśnienie niejasności, ujednolicenie terminologii, korekta błędów redakcyjnych nie wpływających na zakres praw i obowiązków stron.

O planowanych zmianach Regulaminu Klienci posiadający aktywne konto lub aktywną licencję będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem na adres e-mail wskazany w panelu klienta lub w komunikatach w aplikacji. Zmiany nie wpływają na warunki już zawartych umów licencji — obowiązują one w brzmieniu z dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem zmian wymuszonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

Aktualna wersja regulaminu będzie dostępna na stronie ksefakt.pl/regulamin.

§ 23. Postanowienia końcowe

Klauzula salwatoriańska. Jeżeli pojedyncze postanowienie niniejszego Regulaminu okazałoby się nieważne lub bezskuteczne w świetle obowiązujących przepisów prawa, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce nieważnego lub bezskutecznego postanowienia stosuje się odpowiednio przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w sposób możliwie najbliższy intencjom stron wyrażonym w Regulaminie.

Prawo właściwe. Do umowy oraz Regulaminu stosuje się prawo polskie. W relacjach z Klientami niebędącymi konsumentami spory rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Sprzedawcy. W relacjach z konsumentami oraz osobami, o których mowa w art. 385⁵ KC i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, właściwość sądu określają przepisy powszechnie obowiązujące.

Pierwszeństwo dokumentów. W razie sprzeczności pomiędzy Regulaminem a EULA w zakresie korzystania z aplikacji KSeFakt zastosowanie mają postanowienia EULA. W pozostałym zakresie obowiązuje niniejszy Regulamin.